Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки

В январе 2021 года вступил закон, установивший новую форму трудовой книжки — электронный формат. Цифровая форма трудовой отчетности предназначена для оптимизации доступа работников госорганов. Для работодателей данное изменение является новой вехой в кадровом учете. Действие старого образца возможно при наличии заявления на отказ от электронной книжки.

Новый закон о переходе на цифровой формат трудовых книжек

Изменения затронули свод нормативно-правовых актов:

• ТК России;
• ФЗ № 27 от 1996 г.;
• КоАП в части административной ответственности на нарушение сроков передачи сведений работодателем, в т. ч. за неполную и/или некорректную информацию.

Новый ФЗ № 439 от 2019 года обязал организации передавать информацию о трудовой деятельности их сотрудников в ПФ России. Сведения должны поступать каждый месяц не позднее 15 числа, идущего за отчетным периодом.

С 01.01.21 г. при трудоустройстве или расторжении контракта информация должна передаваться не позже 1 рабочего дня, следующим за вынесением соответствующего приказа.

Порядок уведомления о переходе на цифровой формат фиксации стажа

С 1 января 2021 г. начался планомерный переход отказа от бумажных трудовых книжек. Работодатели должны направить всем сотрудникам уведомление о вступлении в силу ФЗ № 439. Для кадровой службы или бухгалтерии это предписание является обязательным для выполнения. При этом в извещении следует указать на возможность выбора — перейти на цифровой формат или оставить старый образец документа.

Уведомление в письменной форме следует передать всем работникам до 30.06.2021 года на основании статьи № 2 Федерального закона № 439. Если сотрудник пребывает в длительной командировке, отпуске, в т. ч. декретном, или ухаживает за новорожденным, то извещение передается через почтовое отправление.

Действующий закон установил порядок уведомления работников в статье № 2 ФЗ № 439. Нормативный акт также предоставил право самостоятельно решать — соглашаться на переход или отказаться.

В соответствии с нормами ТК России (статья № 66.1) и вступившим в силу федеральным нормативным актом № 439 при получении уведомления работник обязан отреагировать на него. В обратном заявлении сотрудник должен передать информацию руководителю организации:

• заявление о переходе на цифровой формат фиксации деятельности;
• заявку с просьбой продолжить вести книгу на бумажном носителе.

Если организация получает второй вид заявления, то не это не устраняет обязанность вести документы в электронном виде. Помимо бумажной версии книжки потребуется параллельно вести цифровую версию отчетности.

В противном случае на организацию будет наложен штраф административного порядка по общей ст. № 5.27 КоАП России. В будущем запланирован ввод специальной статьи о нарушении сроков передачи отчетности.

Список информации для отражения в электронной системе

Электронная трудовая книжка не имеет носителя в виде бумаги, дискеты или flash-card, т. к. реализуются исключительно в цифровом варианте. Руководитель кадровой службы организации передает сведения о сотруднике и его деятельности в компании одним из следующих вариантов:

• кабинет страхователя;
• специальный оператор;
• служба поддержки клиентов регионального подразделения ПФ России.

Ознакомиться со сведениями о трудовой деятельности застрахованные граждане могут через свой личный кабинет или единый сайт государственных услуг. В качестве дополнительного инструмента создано приложение для мобильных устройств.

Если гражданину потребуется получить информацию из электронной версии, то запрашивать эти данные необходимо у следующих организаций:

• действующий работодатель;
• по адресу последней работы;
• региональное управление ПФ России;
• МФЦ.

Данную услугу можно получить, невзирая на регион проживания, т. е. без привязки к месту регистрации или работы гражданина.

В отличие от бумажной версии электронная форма будет содержать расширенный перечень информации:

• сведения о месте трудоустройства;
• временной период деятельности;
• занимаемая должность, профессия и специальность;
• классификационный уровень, разряд и класс;
• дата заключения договора и его расторжения;
• перевод;
• причины для прекращения сотрудничества.

Возможность отказа

Добровольный переход на цифровую отчетность относится только к уже трудящимся гражданам. В рамках 2021 г. руководители организаций в письменном виде извещают сотрудников о нововведении и предлагают выбрать вариант ведения документооборота.

Служащие в ответ на письмо обязаны передать своё волеизъявление, в т. ч. написать об отказе от электронной трудовой книжки. Для сохранения старого образца потребуется составить заявление в свободной форме. По факту получения ответа руководитель компании передаст информацию в ПФ России и продолжит дополнительно вести бумажную трудовую книжку.

Остальные граждане, не подавшие соответствующего заявления до истечения 2021 г., получают на руки бумажные версии документа. Полный переход на цифровой формат завершится 01.01.2021 г.

При отсутствии ответа на направленное уведомление до истечения отчетного периода руководитель кадровой службы или бухгалтерии обязан вести бумажный вариант документов. Переход на цифровой вид возможен только по факту получения заявления.

Образец заявления

Руководителя компании можно ознакомить с уведомлением об отказе от электронной трудовой книжки лично путем обращения в кадровую службу организации. Второй вариант извещения о выборе предполагает оформление заказанного письма с описью содержимого. Документ, направленный через почту России, обладает юридической силой.

Заявление формируется в свободном стиле и должно быть направлено до истечения отчетного периода, т. е. до конца 2021 года. В случае игнорирования или затягивания со сроками ответа, трудовую книжку будут вести в бумажном варианте, как и раньше. Таким образом, без официального согласия работодатель не вправе переводить сотрудника на цифровой формат отчетности.

Пакет официальной документации нужно направить по юридическому адресу организации, указанному в Едином госреестре юр. лиц. В случае, когда фактическое местоположение компании отличается, следует письмо передать на оба адреса.

Скачать форму отказа от электронной трудовой книжки можно тут.

Заявление об отказе от электронной трудовой книжки

Категории лиц, которые не вправе отказаться от перехода на электронный формат трудового стажа

Цифровое нововведение является обязательным для тех граждан, которые впервые трудоустраиваются после 31 декабря 2021 год. При заключении контракта с организацией первый раз с указанной даты человек не вправе выбирать формат ведения отчетности.

Таким образом, правом выбора наделены только уже трудоустроенные лица. Те, кто не имеют трудового стажа и начнут работать с 21 г. будут автоматически переведены на электронный формат отчетности. Руководство учреждения не вправе заводить бумажные носители, а информацию о деятельности сотрудника передают напрямую в ПФ России.

Сбором и хранением данных занимается Пенсионный фонд Российской Федерации. По заявлению представителей ведомства информацию предприятия должны передавать по правилам строгой отчетности. При этом сторон трудовых отношений заверяют, что цифровая система инстанции аттестована и соответствует действующим нормам закона о защите персональных данных. Таким образом, граждане и юридические лица могут быть уверены в отсутствии постороннего вмешательства, уничтожения или потери сведений.

На заметку: эксперты рекомендуют хранить копии официальных документов, в т. ч. тех, где есть отметки о регистрации в получении таких бумаг должностным лицом.

Граждане, не подавшие заявления на отказ от электронной трудовой книжки, получат на руки бумажный вид с соответствующим визированием руководителя организации. Примечательно, что версия на носителе не утратит силы и будет использоваться, как и цифровая. Обусловлено это тем, что в новом формате будут фигурировать сведения о деятельности работника только с 2020 г.

Сведения о направленном гражданином заявлении вносятся в единую информационную систему ПФ России. Ежемесячные отчеты от организаций и предприятий также подлежат внесению и обновлению в базе. Это позволяет всегда располагать актуальными данными о работнике. Если человек сделал тот или иной выбор и перейдет на новое место работы, то право, озвученное ранее, сохраняется и у нового директора.