Компенсация за использование личного авто
Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем. А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.
Содержание статьи
Законодательные и нормативные акты
В Трудовом кодексе РФ отмечается, что работнику положена компенсация за использование личного транспортного средства для нужд работодателя. Об этом говорит статья 188. Такое использование может быть однократное, либо на постоянной основе. Компенсация выдается с целью покрытия затрат на пользование машиной. Это:
- покупка бензина;
- обслуживание и ремонт;
- амортизация.
Такие выплаты не относятся к заработной плате. У них иное назначение, не связанное с выполнением работником служебных обязанностей. Эти выплаты призваны компенсировать траты на транспорт, понесенные сотрудником в связи с выполнением трудовых обязанностей. Порядок, величина и сроки выплат закрепляются трудовым соглашением.
Бухгалтерам, которым предстоит вести расчеты с работником и налоговой службой, помимо Налогового кодекса следует изучить Постановление Правительства № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций».
Статья 188 Трудового кодекса РФ «Возмещение расходов при использовании личного имущества работника»
Соглашение о покрытии расходов
Этот документ составляется в интересах работника. Он подтверждает договоренность между ним и работодателем. В документе отражаются сведения:
- характеристики машины;
- сумма и сроки выплат.
Иногда работодатели не предлагают составление соглашения, обходясь составлением приказа. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. Предпочтительнее соглашение составить. Этот документ поможет защитить права сотрудника при возникновении спорных ситуаций.
При составлении письменной договоренности важно указать сумму компенсации и ее вид. Отдельной строкой прописываются выплаты, компенсирующие затраты на бензин и обслуживание. Нормативов, оговаривающих величину компенсации, законодательство не предусматривает. Эти вопросы решаются индивидуально на предприятии. Минфин и налоговая службы рекомендуют при расчетах учитывать частоту использования транспортного средства.
При расчете налоговых выплат, учитывается срок использования машины, насколько она изношена. За образец можно взять примеры:
- Сумму выплат рассчитывать по средней стоимости оплаты 1 км такси, принятой в городе.
- Взять за основу рассчитанную сумму амортизационных начислений.
Какая норма выплаты полагается за использование машины?
Нормы устанавливаются индивидуально на каждом предприятии. Законодательство не оговаривает предельной или минимальной суммы. Она должна быть разумной. Величина выплаты должна быть обоснована и подтверждаться существующими на данный момент расценками.
Из чего состоит компенсация автомобиля работника?
Сумма должна покрывать расходы сотрудника на:
- амортизацию;
- ГСМ;
- техническое обслуживание.
При расчете суммы компенсации налоговыми органами рекомендуется брать в расчет параметры:
- степень износа;
- период пользования;
- частота пользования.
Определяем размер компенсации
Бухгалтерами, осуществляющими расчет и перечисление компенсации работнику, будет браться в расчет величина выплат, указанная в соглашении. Учитываются документально подтвержденные затраты.
Например, трудовым соглашением предусмотрена ежемесячная сумма компенсации в размере 6000 рублей. Затраты на бензин оплачиваются отдельно. Сотрудник ежемесячно предоставляет в бухгалтерию чеки на покупку бензина на заправочных станциях. Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин. Итоговая сумма и будет перечислена работнику в качестве компенсации.
Как подтвердить компенсацию
Для подтверждения правомерности начисляемых компенсаций предоставляются документы:
- Соглашение между работником и организацией. Прилагается к трудовому договору.
- Документ о нахождении личного транспорта в собственности.
- Путевые и маршрутные листы, журналы.
- Чеки и квитанции на покупку расходных материалов.
- Методика расчета выплат.
- Отчеты работника.
Налоговый учет
Компенсации не облагаются НДФЛ. Об этом говорится в письме № 03-04-06/22274 Минфина, Приказе Роструда № 17-3/В-291.
При расчете налога на прибыль сумма компенсации учитывается частично. Расчет ведется с использованием установленных нормативов и «привязывается» к объему двигателя:
- 1200 руб. норматив для легковых автомобилей с двигателем до 2000 куб. м.;
- 1500 руб. норматив для двигателя более 200 куб. м.
Расчет одинаков для организаций с обычной и упрощенной системой налогообложения.
Может вызвать нарекания у налоговой службы отражение в расходах фиксированной ежемесячной выплаты и сверх того, выплата расходов на ГСМ. Служба считает затраты на бензин уже заложенными в ежемесячную фиксированную выплату.
Отражение компенсации в статье расходов происходит после ее выплаты.
Использовать автомобиль работника в рабочих целях, можно, заключив договор на аренду. При таком договоре передается в пользование только транспорт, услуги по обслуживанию автомобиля собственник не оказывает. К договору прилагается акт передачи с описанием характеристик и стоимости машины. На балансе предприятия она отражается в качестве арендованного средства. Плата за пользование устанавливается по соглашению сторон. Разумнее выбирать оплату не фиксированную, а почасовую. Так собственнику не придется платить за часы простоя, например, если сотрудник будет на больничном или в отпуске.
При пользовании на условиях аренды в расходы организации попадут траты на бензин и обслуживание машины, на ее ремонт, мойку и стоянку. Все эти затраты списываются в расходы предприятия. С платы за аренду удерживается НДФЛ, компания-арендатор является налоговым агентом. Эта позиция отражена в письме Минфина № 03-04-06/33598. Зато страховые взносы в этом случае платить не придется. Ведь договоры по передаче имущества в пользование не облагаются взносами на травматизм и страхование.
Сравнительная таблица о преимуществах и недостатках аренды или компенсации
| Сравнение | По договору аренды | С компенсацией |
| С точки зрения налогов | Выплаты по договору аренды организация отражает в виде статьи расходов. Это актуально и для упрощенной системы налогообложения, и для общей | Законодательством предусмотрены нормативы в зависимости от объема двигателя. Легковые машины нормируются организациями как с общей, так и с упрощенной системами налогообложения. Для грузовых машин: при ОСНО выплата списывается в расход полностью, при упрощенной системе списать в расходы нельзя |
| Включение в выплаты расходов на ГСМ и бензин | Арендуя машину, организация берет на себя расходы по обслуживанию и покупке бензина и ГСМ. Поэтому такие траты могут быть учтены в расходах | Согласно письму Минфина, в сумму компенсации уже включены затраты на бензин и ГСМ. Включение таких выплат в расходы сверх фиксированной нормы, может повлечь вопросы от налоговой |
| Наличие или отсутствие НДФЛ и страховых взносов | С арендных выплат НДФЛ высчитывать нужно. От страховых взносов данный вид выплат освобожден | НДФЛ и страховые взносы не предусмотрены. Выплачиваемая компенсация должна соответствовать указанной в соглашении сумме |
| Если работник не является собственником транспортного средства и пользуется машиной по доверенности | Для оформления договора аренды необходимо согласие владельца машины. Если его личное присутствие невозможно, в доверенности пользователя должно быть указано право на заключение договора аренды | В этом случае компенсацию не получится внести в расходы. Страховые взносы и НДФЛ в этом случае придется рассчитать |
Документы для оформления компенсации
Для оформления компенсации понадобятся документы:
- Документально оформленное соглашение, в котором отражены сроки выплаты и размеры компенсации. Методика расчета может быть указана здесь же.
- Документы, подтверждающие что сотрудник является собственником автомобиля.
- Приказ начальника о начислении компенсации.
Образец приказа о назначении компенсации - Квитанции и чеки, подтверждающие заявленные работником суммы. Это чеки на оплату бензина, квитанции на оплату ремонта и другие.
Заключение
Для получения компенсации за использование личного транспортного средства в служебных целях, нужно подготовить соответствующие документы. Не стоит надеяться на устные договоренности с работодателем. Наличие документов, подтверждающих договоренности, позволит избежать спорных ситуаций в дальнейшем. Налоговая служба и контролирующие органы следят за надлежащим ведением документации в организации. Их ненадлежащее оформление может повлечь вопросы со стороны контролирующих органов.