Компенсация питания сотрудникам

Некоторые российские работодатели предусматривают возможность выплаты компенсации за питание для своих сотрудников. Данный момент регламентирован правовыми актами, поэтому производить компенсирование стоимости питания нужно в строгом соответствии с требованиями законодательства.

Работодатель должен знать, как именно выплачиваются денежные средства, и облагается ли такая выплата налогами и взносами в фонды.

Общая характеристика

Компенсация — это возмещение от работодателя расходов, понесенных на обеспечение покупки продуктов питания для своих сотрудников. По большей части обязанность по предоставлению работникам питания возлагается на организацию правовыми актами, но иногда руководство фирмы принимает такое решение и самостоятельно.

Вопросы предоставления компенсации на предприятии оговариваются в нескольких правовых актах:

1. Коллективный договор.
2. Трудовой договор.
   

   Пример оговоренной компенсации стоимости питания в трудовом договоре
3. Прочие локальные акты.

Порядок учета понесенных расходов может существенно отличаться, учитывая причину, по которой работнику выплачивается компенсация. Поэтому в обязанность работодателя входит заранее определиться с тем, когда выплата компенсации является для него обязанностью, а когда правом.

Предоставление компенсации за питание или самого питания обязательно в следующих случаях:

1. Сотрудник занят на работах с вредными условиями труда. По закону такой работник должен получать молоко или равноценные продукты. Если сотрудник написал заявление, то вместо молока ему выплачивается денежная компенсация.
   

   Классы условий труда
2. Работа во вредных условиях. Закон не предусматривает возможность получения компенсации, в обязанность работодателя входит обеспечение сотрудников питанием.
3. Направление работника в командировку. Работодатель должен предоставить сотруднику компенсацию в виде суточных, но при этом отдельной выплаты на питание не предусматривается.

Статья 164 Трудового кодекса РФ «Понятие гарантий и компенсаций»

Статья 165 Трудового кодекса РФ «Случаи предоставления гарантий и компенсаций»

Трактовка законодательства

В законодательстве существуют противоречия относительно вопросов толкования форм предоставления сотрудникам компенсационных выплат. В частности, в Постановлении ВАС есть утверждение о том, что назначение страховых взносов не осуществляется в отношении следующих видов выплат:

1. Если такие выплаты не обусловлены условиями труда.
2. Если выплаты носят стимулирующий характер.
3. Если выплаты не являются вознаграждением за работу сотрудника.

Однако контролирующие органы с вышеуказанной трактовкой не согласны, что отражено в Письме Минтруда. В этом акте содержится указание, что льготные условия по налогообложению не распространяются на компенсационные выплаты за питание работников.

Налогообложение компенсации

Компенсационные выплаты могут как облагаться налогами, так и не подлежать налогообложению и расчету взносов в фонды. Можно выделить несколько случаев, когда компенсация не облагается НДФЛ:

1. Если такая обязанность возникла у работника из-за того, что сотрудник трудится на работе с вредными условиями труда. В такой ситуации понесенные затраты не относятся к заработной плате, поэтому бухгалтерия организации имеет право включить данные расходы в обеспечение сотрудников, что позволит снизить ставку по налогам на получаемую организацией прибыль.
2. При выдаче компенсации в качестве суточных. В законодательстве оговариваются максимальные суммы выплат, которые не облагаются налогами, при превышении суммы — остаток облагается и НДФЛ, и взносами.

Статья 210 Налогового кодекса РФ «Налоговая база»

Статья 217 Налогового кодекса РФ «Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)»

Варианты выплаты компенсации

Рассмотрим более подробно.

Шведский стол

Чтобы избежать персонификации доходов в организации, работодатель может предоставлять питание своим сотрудниками по типу шведского стола. Эту позицию активно поддерживает Министерство труда и большая часть судов, так как при такой форме организации питания на предприятии определить точную налоговую базу, исчисленную на каждого сотрудника, невозможно.

Соответственно, при такой организации питания, организация не может выступать налоговым агентом, а значит, не должна исчислять НДФЛ.

Аналогичное правило действует и при начислении страховых взносов, так как работодатели, которые не могут персонифицировать учет для социального страхования, не могут начислить и взносы на каждого своего работника.

Персонификация расходов

Если питание работников в организации проводится в строгом соответствии с требованиями статьи 255 Налогового кодекса, то работодатель вправе списывать понесенные расходы.

Выплаты на каждого работника должны быть персонифицированы, то есть должно быть документальное подтверждение понесенных расходов на питание каждого сотрудника. Минтруда аргументирует данное требование тем, что предоставление компенсационной выплаты является своего рода заработной платой, что требует наличие документального подтверждения.

При предоставлении сотруднику компенсации у работодателя не должно возникать никаких проблем с персонификацией понесенных расходов, так как все выплаты учитываются в заработной плате.

Статья 255 Налогового кодекса РФ «Расходы на оплату труда»

Отказ от начисления НДС

По нормам законодательства, выплачиваемая работникам денежная компенсация за питание не облагается НДС, если на предприятии не организован шведский стол. Данный вариант может быть неудобен руководству организации, так как в этом случае они теряют прибыль на возможности вычета входного НДС.

Ставки НДС

Популярные ошибки

1. Первая ошибка: работодатель кормит сотрудников по типу «шведский стол» и после этого перечисляет работникам компенсацию за питание. Если во время проверки у налоговой инспекции возникнут подозрения о том, что руководство компании просто реализует таким образом свою продукцию, то на компенсационные выплаты будет дополнительно начислен НДС.
2. Вторая ошибка: работник требует от своего работодателя выплату надбавки к заработной плате в размере компенсации за свое питание. Если компенсационная выплата в организации предоставляется в виде надбавки к должностному окладу, то данные денежные средства рассматриваются как доход человека и облагаются налогами.

Заключение

У каждого способа предоставления компенсации есть и достоинства, и недостатки. При повышении размера заработной платы на стоимость питания, у работодателя появляется возможность учитывать данные денежные средства в интересах налогообложения на получаемую прибыль. При этом не образуется НДС, но у компании остается обязанность по отчислению страховых взносов и налога.

Если выплата компенсации будет проводиться в соответствии с условиями, оговоренными в коллективном договоре, работодатель может столкнуться с еще большим количеством трудностей. В подобной ситуации ему не придется начислять страховые взносы, но у налоговой инспекции могут возникнуть вопросы относительно налогообложения.

Специалисты рекомендуют начислять на такие выплаты НДФЛ.

Если питание в компании организуется по системе шведского стола, то юридические лица не могут вести персонифицированный учет, а, следовательно, уменьшать свою налогооблагаемую прибыль. Но это единственный вариант, при котором работодатель может законно не начислять НДФЛ и страховые взносы, так как определить расходы на каждого работника при выборе такого варианта невозможно.