Как проверить 6-НДФЛ на ошибки

Форма 6-НДФЛ — один из вариантов отчётности организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих наёмных сотрудников. Документ представляет собой общую финансовую отчётность, которая обобщает информацию обо всех денежных выплатах, произведённых в отношении работников. Подаётся декларация в рукописном и электронном виде. Второй вариант используется в случаях, если штат компании превышает 25 человек. Учитывая, что такая форма отчётности введена только в 2016 году, при заполнении 6-НДФЛ допускается много ошибок. Рассмотрим, какие неточности встречаются, и как можно выполнить корректировку документа, чтобы избежать претензий и штрафов со стороны ФНС.

Письмо ФНС России от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@ «О направлении обзора нарушений в части заполнения и представления расчета по форме 6-НДФЛ»

Скачать бланк по форме 6-НДФЛ

Наиболее распространённые ошибки

Сразу нужно отметить, что ввиду большого количества нарушений, налоговая служба опубликовала письмо, где перечислены часто встречающиеся ошибки. Налоговики полагают, что данная информация поможет бухгалтерам предприятий снизить количество неточностей при заполнении документа, и избежать штрафных санкций.

Рассмотрим наиболее распространённые ситуации.

Контрольные соотношения

Нарушение параметров контрольных соотношений — одна из часто встречающихся ошибок бухгалтерии. Здесь допускаются такие неточности:

1. Строка 020 первого раздела: сумма начисленной прибыли меньше общих доходов, указанных в форме 2-НДФЛ;
2. Строка 040 первого раздела: указанная сумма налога меньше, чем было указано в форме 2-НДФЛ.

Избежать подобных ошибок просто, если пользоваться при заполнении отчетной документации электронными сервисами, например, Контур.Экстерн. Здесь контрольные соотношения указываются автоматически, что исключает влияние человеческого фактора. Если налоговый агент вводит недостоверные сведения, система выводит сообщение об ошибке.

Несоблюдение пояснений налоговой службы

Бухгалтеры часто путают порядок внесения сведений об уплате налога. Эти ошибки характерны для ситуаций, когда зарплата за январь выплачивается в феврале, и так далее. По такой схеме работает большинство предприятий, однако, некоторые бухгалтеры упорно включают в документ сумму налога, который должен быть удержан только в следующем отчетном периоде.

При этом в поясняющем письме ФНС чётко сказано, что если заработная плата, относящаяся к одному кварталу, выплачивается в следующем, в строке 070 проставляется нулевое значение. Наиболее часто такие неточности встречаются, когда июньскую зарплату сотрудника отражают в отчётности за первое полугодие. В такой ситуации, сведения должны отображаться в отчетной документации, подаваемой по итогам 9 месяцев.

Справедливости ради нужно уточнить, что подобная ошибка не является критичной, поэтому не влечёт за собой штрафных взысканий. Более того, здесь даже не требуется подавать уточняющий отчёт. Дело в том, что при подобном нарушении, НДФЛ не изменяется. Однако при подаче 9-месячной отчётности нужно учитывать, что сведения за июнь сюда включать не нужно, иначе сумма налога получится удвоенной, а это влечёт за собой недоимку.

Материальная помощь отображена не в полном объёме

К матпомощи относятся подарки и иные выплаты, полагающиеся сотрудникам. Для таких видов денежных вознаграждений устанавливаются определённые лимиты, в рамках которых материальная помощь исключается из налогооблагаемой базы. Отсюда следует, что матпомощь в полном объёме указывается лишь в тех ситуациях, когда для выплаты предусмотрен отдельный код дохода или вычета. Если говорить об отчётности, то при присвоенном коде, материальная помощь указывается в строке 020 в размере фактической суммы.

В ситуациях, когда код не присваивается, выплата указывается в отчетной документации исключительно в пределах налогооблагаемой базы. Отметим, что карательных санкций за такое нарушение закон не предусматривает: даже если размер материальной помощи превышает предусмотренный лимит, на общий порядок исчисления налога это не влияет.

Второй раздел разбит по налоговым ставкам

Достаточно распространённая ошибка, вызванная невнимательностью к рекомендациям ФНС по оформлению отчетной документации. Согласно пояснениям налоговой службы, разбивать доходы второго раздела в зависимости от применяемого налогового тарифа не стоит. Сведения вносятся в отчёт в хронологической последовательности, при этом по какой ставке производится налогообложение, не играет существенной роли.

Как и в предыдущих случаях, подобное несоответствие не является существенным нарушением, поэтому штрафные взыскания здесь не применяются. Фактически, если бухгалтер разбивает по ставкам оба раздела отчётного документа, сведения не искажаются. Поэтому здесь идёт речь о нарушении правил оформления подотчётной документации.

Работник приносит распоряжение на налоговый вычет в середине года

В таких ситуациях, налог на доходы физического лица подлежит перерасчёту с начала календарного года. Несмотря на эту особенность, перерасчёт с уточнением по заполненной форме 6-НДФЛ подавать необязательно, хотя это не считается ошибкой.

При следующем заполнении документа нужно внимательно отнестись к заполнению строчек 030 и 090. В первой графе указывается размер вычета, во второй — сумма возвращённого налога. Рассмотрим, как будет выглядеть такая ситуация на конкретном примере.

Предположим, что работник компании «Астра» имеет право на имущественный вычет в размере 1,5 миллиона рублей. Уведомление было передано в бухгалтерию в июне-месяце. До момента подачи уведомления, сотрудник получил заработную плату в размере 200 000 рублей. С этой суммы был удержан налог, в размере 13% или 26 000 рублей. После получения уведомления, бухгалтер сделал перерасчёт, и вернул удержанные ранее суммы. Кроме этого, со следующей зарплаты в 40 000 рублей налог не был удержан.

В форме 6-НДФЛ, перечисленные выше манипуляции выглядят следующим образом:

1. В строке 020 указывается сумма 240 000 рублей;
2. В строке 070 указывается сумма возвращённого налога в размере 26 000 рублей.

Добавление отпускных выплат

Предположим, что бухгалтерия ошиблась при подсчёте отпускных сотруднику предприятия, выплатив меньшую сумму, чем положено. Позже ошибка была обнаружена, и во втором квартале был проведён перерасчёт и сотрудник получил недостающую сумму. Рассмотрим, как будет заполняться 6-НДФЛ в такой ситуации.

Итак, допустим, что некто Семёнов получил в конце марта отпускные выплаты, в размере 25 000 руб, и с этой суммы был удержан налог в размере 3 250 рублей. В апреле выяснилось, что деньги Семёнову были выплачены не полностью, и бухгалтерия провела доплату в размере 2 000 руб, что предполагает удержание налога в 260 рублей. В отчётной документации, такая финансовая операция отображается следующим образом. В первом разделе указывается вся сумма отпускных, с учётом произведённой доплаты. Во втором разделе доплата выводится отдельным блоком с заполнением строчек 100-140. Отметим, что «уточнёнка» в такой ситуации не сдаётся.

Общие ошибки

Здесь можно выделить следующие виды нарушений:

1. Неправильное заполнение расчётов, например, в первом разделе отображается не нарастающий итог;
2. При смене юридического адреса, отчётность подана в налоговый орган по предыдущему месту нахождения организации;
3. Отчёт подаётся с нарушением установленных сроков;
4. Неправильно заполнены поля ОКТМО и КПП.

Неправильное заполнение первого раздела

Здесь отображаются сведения по всем статьям дохода, в том числе, начисленные и удержанные налоги. Заполняется раздел нарастающим итогом начиная с начала года. Характерные неточности, допущенные при заполнении, выглядят так:

1. Строка 020 — включаются доходы, не подлежащие налогообложению;
2. Строка 070 — отображается налог, который только предстоит удержать в последующем отчётном периоде;
3. Строка 080 — включается налог, который ещё не подлежит перечислению;
4. Строка 090 — отображается разность между начисленными и удержанными налогами.

Неправильное заполнение второго раздела

Здесь отображается конкретика финансовых операций. В частности, указываются даты получения выплат сотрудниками и удержания полагающихся налогов. Нужно отметить, что в данном разделе содержится информация за 3 месяца. Например, если отчётность сдаётся за 2018 год, то второй раздел охватывает период октябрь-декабрь.

Наиболее распространённой ошибкой при оформлении 2-го раздела является внесение данных нарастающим итогом. Кроме этого, часто путает даты получения дохода, исчисления и удержания налога.

Как исправить ошибку

Если при заполнении 6-НДФЛ были допущены неточности, составляется уточняющий отчёт. Далее на титульной странице проставляется порядковый номер внесённой корректировки, в формате 001, 002, 003 и так далее по количеству допущенных ошибок.

Затем проставляется дата заполнения отчётной документации, и форма 6-НДФЛ создаётся повторно, только в ошибочно оформленные поля вносятся актуальные сведения.

Штрафные взыскания

Если допущенная ошибка искажает отчётную документацию, содержит неверные суммы налога или нарушает права сотрудника, к организации применяются карательные меры. Согласно действующему законодательству, наказание применяется в виде денежного штрафа.

На сегодняшний день, размер взыскания составляет 500 рублей за каждый недостоверный документ. Обратите внимание, что количество допущенных при заполнении отчётной документации ошибок не является основанием для увеличения размера штрафного взыскания. При этом некоторые ошибки вообще не являются основанием для применения карательных санкций. Сюда можно отнести допущенные нарушения, которые не влияют на размер налога.

Не стоит забывать, что ФНС вправе штрафовать налоговых агентов за несвоевременную подачу 6-НДФЛ. Здесь предусматривается фиксированная сумма штрафа в 1 000 рублей за полные и неполные месяцы. Приведём пример применения карательных мер.

Допустим, компания «Звёздочка» подаёт отчётность за первое полугодие. Документы должны поступить в налоговый орган не позднее 1 августа. Однако бухгалтер сдаёт отчёт 12 сентября. Здесь факт нарушения налицо, и срок подачи 6-НДФЛ просрочен на 1 месяц и 10 дней. Поэтому компания будет оштрафована на 2 000 рублей: за полный и неполный месяц.

Помимо этого, налоговая вправе блокировать счета организации и оштрафовать руководителя на сумму 300-500 рублей за несоблюдение сроков налоговой отчётности.

Как избежать штрафа

Избежать штрафных санкций можно только одним способом: обнаружить допущенные ошибки раньше налогового инспектора. Если бухгалтерия подаёт уточняющий отчёт до выявления неточностей сотрудниками ФНС, наказание не применяется.

Заключение

Основные ошибки при заполнении 6-НДФЛ заключаются в неправильном указании сумм и дат. Поэтому перед сдачей документа, рекомендуется внимательно перепроверить каждую строчку. Кроме этого, большим бонусом будет использование специальных компьютерных программ. Такие приложения сразу определяют критические несоответствия и выводят сообщение об ошибке.