Табель учета рабочего времени на 2021 год

Юридическое или физическое лицо-предприниматель при осуществлении хозяйственной деятельности с привлечением наемных сотрудников обязано соблюдать требования действующего трудового законодательства, которое закрепляет необходимость вести учет рабочего времени трудоустроенных лиц. Для этих целей применяется специальный бланк — табель рабочего времени. Рассмотрим разновидности, а также порядок его оформления.

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Трудовой кодекс РФ регламентирует обязанность каждого работодателя, независимо от формы собственности, вести учет отработанного сотрудниками времени. В случае нарушения указанного требования виновник привлекается к административной ответственности. Им может быть, как работодатель, так и уполномоченный на выполнение данной обязанности сотрудник.

Табель — унифицированный бланк, содержащий информацию о количестве отработанных работником дней, периоды отсутствия на рабочем месте по различным причинам.

Документ ведется двумя способами:

1. Информация о трудовой деятельности работников вносится ежедневно.
2. Табель заполняется в случае отклонения от рабочего графика — опоздании или отсутствии на рабочем месте.

На основании данных табеля учета рабочего времени осуществляется расчет и начисление заработной платы наемным сотрудникам. Кроме того, документ позволяет отслеживать факты нарушения трудовой дисциплины, продолжительность рабочей недели, количество отработанного времени сверхурочно, а также в выходные дни.

Трудовое законодательство устанавливает следующие нормы рабочего времени:

1. 40 часов — при пятидневном графике.
2. 36 часов — при шестидневной рабочей неделе.

При визите трудовой инспекции на предприятие или организацию, одним из первых запрашиваемых документов является табель рабочего времени. Кроме того, он является основным источником информации для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.

Схема учета времени работника

Унифицированные формы

Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. утверждены унифицированные формы табеля учета, однако, закон не запрещает использовать работодателям самостоятельно разработанные.

Форма №т-13 является наиболее распространенной, поскольку используется при автоматизированной обработке учетной информации.

Предлагается ознакомиться с 3 часто применяемыми формами учета.

Форма Т 12

Табель учета рабочего времени Форма Т12

Форма Т13

табель учета рабочего времени Форма Т13 образец

Форма ОКУД 0504421

Форма ОКУД 0504421

Как фиксировать отработанное время

Независимо от продолжительности трудового дня, установленного режима работы, трудовое время сотрудника может отображаться в табеле 2 способами:

• методом ежедневной регистрации;
• фиксации выявленных фактов отклонений от трудового распорядка.

Если рабочий график является фиксированным, то допустима регистрация только отклонений, поскольку трудовым договором или ПВТР установлено неизменное количество рабочих часов на каждый трудовой день.

Если график работы является «плавающим», к примеру, при суммированном учете отработанного времени, то рекомендуется применять метод ежедневной регистрации.

Любая информация, вносимая в табель рабочего времени, о причинах отсутствия на работе, выполнении трудовых обязанностей в режиме неполного дня либо сверх установленной нормы по инициативе сотрудника или работодателя, сокращенном рабочем дне должна подтверждаться соответствующими документами, к примеру:

• листок нетрудоспособности;
• документальное подтверждение об исполнении государственных или общественных обязанностей;
• приказ руководителя предприятия;
• заявление работника о совместительстве;
• письменное согласие сотрудника на выполнение сверхурочных работ.

Указанный перечень не является исключительным, и может дополняться.

Заполнение табеля рабочего времени

Как уже отмечалось, учетный документ может заполняться 2 способами, и в качестве примера предлагается ознакомиться с порядком внесения информации методом сплошного заполнения в форму №Т-13.

Название организации и структурного подразделения

Вверху документа указывается наименование юридического лица, индивидуального предпринимателя или структурной единицы (отдел продаж, маркетинга, производства, рекламы и т.д.)

Код по ОКПО

ОКПО — это общероссийский классификатор предприятий и организаций, хранящийся в базах Росстата. Код состоит из 8 и 10 цифр для юридических и физических лиц-предпринимателей соответственно.

Номер документа и дата составления

Порядковый номер присваивается в последовательно хронологии, а дата составления зачастую совпадает с последним днем отчетного месяца.

Отчётный период

В табеле учета отображается информация за рабочий месяц- с первого по последнее число.

Образец заполнения

Информация о работнике

Каждому сотруднику выделяется отдельная строка в документе, в которой указывается:

1. Порядковый номер.
2. Ф.И.О. и должность сотрудника.
3. Табельный номер, применяемый во всей внутренней документации предприятия или организации, и сохраняемый на все время трудоустройства.

Сведения о явках и количестве часов

Для внесения информации о трудовой активности, явках и отсутствии сотрудника применяются сокращенные условные обозначения, к примеру:

• Я — явка с указанием количества отработанных часов;
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Итоговое количество дней и часов за месяц

В 5 и 6 графу вносятся число отработанных дней, часов за каждые полмесяца и их итоговые показатели соответственно.

Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты соответствует конкретному виду выплаты, имеющему цифровую шифровку. К примеру:

• 2000 — заработная плата;
• 2012 — отпускные выплаты.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, используемый для списания затрат на указанный вид оплаты труда.

В 9 столбце отображается количество отработанных дней и часов по каждому виду оплаты труда.

Если в отношении всех работников в течение месяца применяется только один вид оплаты труда, то код и номер счета указывается сверху, а графы 7-8 остаются пустыми. Заполняется только 9 графа.

Сведения о причинах и времени неявки

В графах 10-12 указывается код причин неявки и количество часов отсутствия на работе.

Подписи ответственных лиц

В конце каждого месяца табель учета рабочего времени подписывается:

• лицом, ответственным за ведение документа;
• руководителем отдела;
• кадровым работником.

Нюансы

К табелю учета рабочего времени может прикрепляться дополнительный лист, оформляемый при увольнении работника. Предлагается рассмотреть несколько нюансов внесения информации в табель.

• Неявка сотрудника на работу.

Если сотрудник не явился на рабочее место по неустановленной причине, то в графе 4 ставится код «НН» или «30», что означает «Неявка по невыясненным причинам». После предоставления работником документальной информации о причинах отсутствия на работе в табель вносятся соответствующие изменения.

• Болезнь в период отпуска.

Нередко случается так, что сотрудник, находясь в отпуске, заболевает, получает травму, либо возникают иные обстоятельства, дающие основания для оформления больничного листа. Если по факту выхода на работу предоставляется больничный, то в табеле учета рабочего времени в ячейках для проставления дней отпуска (ОТ) указывается код (Б) — больничный.

Отпуск продлевается на время болезни сотрудника.

• Праздник в течение отпуска.

В случае, когда на период нахождения в отпуске выпадают праздничные дни, то они отмечаются в табеле с кодом «В», а остальным дням отпуска присваивается код «ОТ».

Выходные и праздничные дни в табеле на 2021 год

Такие дни отражаются в соответствии с утвержденным производственным календарем, учитываемым все установленные праздничные периоды освобождения от работы и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства РФ.

Выходные дни для различных категорий работников варьируются в зависимости от установленного для конкретного сотрудника графика. Код учета выходных дней в табеле может быть разным и зависит от способа их оплаты и оснований для предоставления.

Стандартный выходной обозначается буквенным «В» или цифровым «26» кодом. При предоставлении компанией вынужденного дополнительного выходного, она оплачивается в размере среднедневного заработка. В табеле такой день отображается под кодом «ОВ» или (27).

Выходные и праздничные дни в табеле на 2021 год

Остальные обозначения и коды в табеле

Предлагается ознакомиться с буквенными обозначениями, применяемых в табеле учета рабочего времени.

Образец заполненного табеля

Образец заполненного табеля

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Статьей 22.1 ФЗ «Об архивном деле в РФ» устанавливаются специальные сроки хранения для табеля учета рабочего времени:

1. Пять лет со дня окончания года составления, при условии, что в табеле отображалось рабочее время сотрудников, выполняющих обязанности в нормальных условиях труда.
2. Пятьдесят лет — если учет велся работы сотрудников, занятых на вредных или опасных для здоровья и жизни производствах.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Работодатель может уполномочить заполнять ТУРВ:

• сотрудника отдела кадров;
• руководителя структурного подразделения;
• специально нанятого для этих целей работника.

Как внести изменения

Предусматривается 2 способа внесения корректировок:

1. Приемлемо наличие неточностей, однако документ должен дополняться «корректирующим бланком». Обе бумаги подписываются уполномоченными лицами вместе.
2. Изменения вносятся в исходный документ без дополнительного бланка. Ошибочные или коррекционные данные исправляются путем зачеркивания горизонтальной чертой с внесением пояснительной записи.

Ответственность за некорректное ведение

Соблюдение правил ведения учета рабочего времени является прямой обязанностью работодателя, в противном случае виновник будет привлечен к административной ответственности в порядке статьи 5.27 КоАП РФ, а именно:

1. Должностные лица — штраф от 1 до 5 тысяч рублей.
2. Юридические лица — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

При допущении ошибок (намеренно или непреднамеренно) применяются иные меры воздействия в зависимости от наличия умысла.

Учет и налоги

Данные из ТУРВ применяются бухгалтерией для расчета заработной платы сотрудникам и различного рода дополнительных выплат и социальных пособий. Также данные влияют на размер отчисляемых налоговых сумм.

В случае выявления нарушений, контролирующие органы вправе привлечь виновника к ответственности.

Оплачивая НДФЛ, компания, являясь налоговым агентов, устанавливает, является ли сотрудник налоговым резидентом страны, чтобы правильно применить налоговую ставку.

Заключение

Табель учета рабочего времени является одним из обязательных документов унифицированной формы, который каждый работодатель должен вести в строгом соответствии с действующим законодательством.

В работе применяется типовой бланк либо специально разработанный собственными силами. Документ отображает трудовую активность сотрудника, а также периоды его отсутствия на рабочем месте, что в последующем позволяет рассчитать заработную плату, социальные выплаты и пособия, а также правильно делать налоговые отчисления.

Нарушения действующего законодательства неизбежно приведут к привлечению к административной ответственности, как работодателя, так и должностное лицо, уполномоченное на ведение ТУРВ.