Расчет среднесписочной численности работников

Расчет среднесписочной численности сотрудников организации требуется для проведения статистического учета. Данный параметр используется с целью проведения налогового контроля.

Первое составление такого отчета вызывает у руководителей фирмы и бухгалтеров множество вопросов. Игнорировать его формирование нельзя, ведь в дальнейшем этот факт будет являться основанием для привлечения организации и виновного должностного лица к ответственности за несоблюдение требований НК РФ.

Зачем рассчитывать

Под среднесписочной численностью работников подразумевается специальный отчет, который сдается каждой организацией в ФНС до 20 января. Следовательно, предоставление такого отчета проводится ежегодно.

Требование о предоставлении такого отчета оговорено в НК РФ, и в нем же утверждается его форма.

За невыполнение требование законодательства и непредоставление отчета в оговоренные нормативными актами сроки, и юридическое лицо, и уполномоченный на составление такого документа сотрудник, будут привлечены к административной ответственности. Штраф за такое нарушение небольшой, поэтому многие юридические лица ошибочно считают, что сдача такой отчетности необязательна.

Однако отсутствие данных о численности работников может стать причиной для лишения фирмы предоставляемых льгот по уплате налогов. Все выставленные ранее налоговые сборы будут пересчитаны, что дополнительно приведет к выставлению пени и льгот.

Уплата выставленного штрафа вовсе не является основанием для освобождения от предоставления отчета. ФНС должен получить сведения о количестве сотрудников, занятых в организации.

В нормативных актах выделен перечень лиц, не включаемых в статистику:

1. Совместители.
2. Сотрудники, трудоустроенные по договору ГПХ.
3. Учредители, не получающие никакой оплаты труда. Оформление учредителями дивидендов не является основанием для их учета в отчете в качестве трудоустроенных сотрудников.

Виды численности персонала

Правила проведения расчета

Все сведения о количестве сотрудников в фирме должны просчитываться за определенные временные промежутки, учитывая потребности, заявленные сотрудниками налоговой инспекции.

При составлении такого отчета учитываются сотрудники, фактически выполняющие свою трудовую функцию в этой организации. Следовательно, лица, занятые удаленно, на работах, носящих сезонный характер или временно, тоже включаются в данный отчет.

Можно выделить несколько сотрудников, наличие которых не учитывается при составлении отчета:

1. Работники, устроенные в качестве внешних совместителей, никогда не учитываются в отчете. Если же такое совместительство является внутренним, то человек учитывается в отчете всего один раз, не по количеству занимаемых и ставок.
2. Учредители учитываются в отчете при условии начисления и выплаты им зарплаты. Если человек занимается в организации трудовой деятельностью, но не получает за это оплату (дивиденды не входят в оплату труда), он не учитывается в списке работников.
3. Сотрудники, отправленные в командировку за границу, включаются в отчет только, в некоторых случаях, все зависит от длительности этой командировки. При непродолжительной поездке человек учитывается в отчете, но если поездка длительная, то он в него не включается.
4. Работники, проходящие обучение, могут быть включены в отчет. Все зависит от того, сохраняется ли за ними заработная плата.

Стоит помнить о том, что в организации могут числиться не только граждане, которые работают на неполном рабочем дне по желанию руководителя, но и лица, занятые на таком графике по нормам законодательства.

К ним относятся:

1. Несовершеннолетние.
2. Кормящие женщины.
3. Лица с 1 и 2 группой инвалидности.
4. Сотрудники, работающие на местах с вредными условиями.

Методы расчета численности персонала

Расчет

Месячный

Под среднемесячной численностью подразумевается усредненный показатель, по которому можно отследить, сколько человек было занято в фирме в определенный промежуток времени.

Формула расчета показателя очень проста: к усредненному показателю работников, которые трудятся в этой организации на условиях полного рабочего дня, необходимо прибавить частично занятых сотрудников.

Самый простой этап расчета: определить среднее количество людей, работающих в организации на условиях полного дня. Для этого достаточно поделить общее количество всех сотрудников на количество дней в месяце.

Как показывает практика, чаще всего возникают вопросы с определением усредненной численности частично занятых сотрудников, работающих неполный день. Для выполнения этой задачи бухгалтеру нужно определить, какое количество человеко-дней было отработано всеми такими сотрудниками. После расчета этого параметра, он умножается на общее количество рабочих дней в рассчитываемом месяце.

Если в какой-то день человек отсутствовал на своем рабочем месте, он учитывается по тем же часам, что и предыдущий рабочий день.

Расчет среднего числа

За квартал

Для расчета усредненного количества работников за один квартал, достаточно просто сложить среднюю численность работников за каждый месяц отчетного периода и поделить полученную сумму на три.

За год

Чтобы определить среднее количество работников в фирме за один год, достаточно рассчитать этот показатель за каждый месяц отчетного периода, и сложить полученные суммы. Окончательное число требуется поделить на количество месяцев в году.

Если юридическое лицо не работало все 12 месяцев в течение отчетного года (например, создание организации пришлось на апрель), то расчет численности все равно будет осуществляться путем деления итоговой суммы за все месяцы работы на 12.

За полугодие и 9 месяцев

Составление отчета производится аналогичным образом и для определения этого показателя для шести и девяти месяцев.

С этой целью суммируются показатели по месяцам за выбранный промежуток времени, после чего полученное число делится на 6 или 9, в зависимости от того, за какой именно период нужны сведения.

Формула расчет среднего числа

Расчет работников, занятых частично

Следует определиться с количеством часов, которые были отработаны частично занятыми сотрудниками. Все дни, которые работник отдыха или находился на лечении, учитываются по количеству часов, отработанных в день, предшествующий данному событию.

Далее, требуется определить среднее число трудоустроенных сотрудников. Отработанные в течение одного полного календарного месяца часы требуется поделить на произведение рабочих дней месяца и рабочих часов.

Округление результата

Иногда при составлении отчета у бухгалтера получается нецелое число. Для отчета этот показатель потребуется округлить, так как этот документ подразумевает наличие только целых чисел.

Округление должно быть выполнено с соблюдением нескольких правил:

1. Если после запятой получена цифра 5 или больше, то число после запятой должно быть увеличено на одну единицу.
2. Если число после запятой — 5 и менее, то число остается прежним, а десятые просто опускаются.

Отчет по работникам, занятым на неполном дне

Процесс учета работников, трудоустроенных на неполный день, зависит от того, почему они находятся именно на такой занятости. Если такой график работы является инициативой руководителя фирмы или выполнением нормы закона, данный сотрудник учитывается в качестве одной полной единицы.

Если же неполное рабочее время оговорено в трудовом договоре, ином нормативном акте организации или при условии получения письменного согласия от сотрудника, то учет происходит в определенном порядке.

Сначала происходит расчет количества человеко-дней:

1. Сорокачасовая неделя подразумевает деление на 8 часов.
2. Тридцатишестичасовая неделя — на 7,2 часа.
3. Двадцатичетырехчасовая неделя на 4,8 часа.

Далее, происходит определение усредненной численности занятых в организации работников за отчетный период в перерасчете на полную занятость. Отработанные человеко-дни делятся на количество всех рабочих дней, которые были в прошедшем месяце.

Наказание за не сдачу отчетности

Непредставление в налоговую инспекцию отчета является основанием для привлечения виновного лица к ответственности.

Размер материальной ответственности для организации всего 200 рублей, руководителю или ответственному лицу придется уплатить от 300 до 500 рублей. Уплата денежных средств не является освобождением нарушителя от необходимости предоставления отчета.

Законодательством не предусматривается ответственности за сдачу некорректного отчета.

Заключение

Проведение расчета численности официально устроены работников — обязанность каждой организации. Руководитель должен ежегодно предоставлять такой отчет в налоговую инспекцию. За непредставление такого отчета в законодательстве предусматриваются штрафы. К ответственности привлекается организация и лицо, допустившее такое нарушение норм налогового законодательства.

Расчет среднесписочного количества занятых в организации людей — трудоемкий процесс, который требует соблюдения определенных правил и нюансов. Чтобы облегчить его, можно пользоваться различными автоматизированными программами. К примеру, сделать это можно в программе 1С «Зарплата-кадры».

Существуют и онлайн-сервисы, через которые можно произвести расчет среднесписочной численности сотрудников в организации. Автоматизация такого расчета позволяет существенно сэкономить время и снизить количество ошибок.