Право подписи первичных документов
Первичная документация в компании может подписываться определенными лицами. Для передачи возможности росписи на ряд хозяйственных и учетных актов руководитель может оформить специальный приказ или доверенность, которая составляется от имени фирмы. Это позволяет наделить полномочиями определенное лицо, которое занимается хозяйственной деятельностью или бухгалтерским учетом.
Порядок наделения обязанностями требуемого лица должен осуществляться в соответствии с законодательством.
Содержание статьи
- Что такое первичные документы
- Кто имеет право подписи первичных учетных документов
- Для чего нужен приказ на право подписи
- Как удостоверить право подписи первичных документов приказом или доверенностью
- Кто составляет приказ
- Как и когда лучше оформить приказ на право подписи первичных документов
- Основание для приказа
- Требования к оформлению образца доверенности на право подписи первичных документов
- Как оформить приказ
- Как отозвать право подписи
Что такое первичные документы
Бумаги являются первичными, если они осуществляют регистрацию осуществленных сделок хозяйственного типа. Получается, что для внесения фактов и сведений в бухгалтерский учет требуется наличие первичной документации в виде договоров, оформленных сделок.
Любой акт первичного типа несет в себе информацию о хоздеятельности предприятия, а также об экономических фактах.
Базовые сведения
Любая операция хозяйственного типа, проводимая на предприятии или в организации, сопровождается оформлением специальных документов, которые называют первичными.
На основе совокупности документации ведется бухгалтерский учет.
Возможность росписи может быть установлена специальным распоряжением, учетной политикой или дополнительными бумагами, в которые входят должностные инструкции и доверенности.
По законодательству желательно наличие списка лиц в учетной документации. Это позволит избежать проблем с оформлением бланков.
Что такое подпись
Под подписью подразумевается роспись представителя или должностного лица. Она должна быть собственноручной и подтверждает подлинность акта или копии.
Подпись состоит из трех основных частей, в том числе наименования должности, личной росписи и расшифровки, которая включает в себя фамилию и инициалы.
Само подписание означает наличие юридической силы, поэтому подписывать должно только то лицо, которое установлено с помощью различной документации.
Что относят к данной категории
К категории относится документ учета для бухгалтеров и налоговой. Документация:
- счет-фактура;
- платежное поручение;
- акт;
- выписка;
- справка;
- накладная.
Также сюда относят все бумаги, которые связаны с хозяйственной деятельностью организации. Они должны быть правильно оформлены, а также содержат росписи ответственных лиц.
Правовая база
База включает в себя несколько основных нормативных актов. Среди них:
- приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, утверждающий положения для ведения учета и отчетности бухгалтерского типа;
- ФЗ № 402-ФЗ, регулирующий бухгалтерский учет;
- ФЗ № 129 ст.9 от 21.11.1996.
Согласно последнему законодательному акту любой процесс оформления первичного акта требует наличия реквизитов.
По законодательству правильное составление документации обязательно, так как на основе нее ведется учет.
Зачем нужна первичка?
Первичка используется для фиксации действий предпринимателя и организации, то есть любая деятельность является подотчетной. Документация может быть унифицированной или произвольной. Все зависит от типа деятельности и наличия дополнительных факторов, например, есть опасное производство или фирма занимается государственными поставками.
Любая бумага содержит ряд данных:
- наименование и дату составления;
- наименование предприятия;
- тип и название хозоперации;
- данные лиц, участвующие в операции;
- подпись ответственного лица, то есть того, кто имеет право на данную операцию и оформление бланка.
Роспись считается обязательной. При этом, неважно будет она цифровой или собственноручной. Главным будет наличие росписи и возможность лица на нее.
Кто имеет право подписи первичных учетных документов
За исключением руководителя компании есть ряд лиц, которые имеют полномочия на оформление бумаг. Эти лица устанавливаются с помощью:
- устава фирмы, то есть учетная политика устанавливает все лица, которые могут подписывать и оформлять первичку;
- должностных инструкций;
- специального приказа;
- доверенности.
Что такое первичные учетные документы
Учетный вариант является фиксированным актом совершения хозяйственной операции, которая проводится в организации. Учетность в данном случае выражается тем, что такие данные требуются для полноценного учета как бухгалтерского, так и налогового. Получается, что к учетным документам относятся все оформленные и подписанные бланки.
Кто в организации имеет право подписи первичных документов
Ранее возможностью обладали два лица в виде руководителя и главного бухгалтера, но после изменения законодательства по умолчанию ее имеет только руководитель. Дополнительно ею наделяются уполномоченные лица. Они могут быть уполномочены как с помощью распоряжения, так и по должностной инструкции.
Формирование списка лиц, имеющих право подписи
Формирование списка лиц, которые имеют возможность подписывать документацию, осуществляется руководителем и главным бухгалтером. Любые финансовые бумаги должны заполняться этими лицами, а также их заместителями, если они были внесены в список.
По текущим нормам все росписи ответственных лиц должны быть зафиксированы и переданы в требуемые учреждения, например, в банк.
Важным моментом будет формирование списка уже на этапе создания организации, то есть информация прописывается в уставе.
Кто утверждает перечень лиц
Утверждение перечня лиц осуществляется непосредственно руководителем. Но требуется согласование с главным бухгалтером. При отсутствии данных лиц утверждение может быть передано с помощью специального приказа ответственному лицу.
Нужна ли доверенность
Чаще всего она используется при длительном отсутствии руководителя или привлечения в управленческий орган постороннего для организации лица. Максимальный срок действия составляет три года.
Кто подписывает при ликвидации
При обычных ситуациях роспись принадлежит директору, но этот момент является неактуальным при ликвидации. С того момента как полномочия были переданы лицу, которое является ликвидатором, обязанность принадлежит ему, то есть после этой процедуры роспись директора будет считаться недействительной.
Это связано с тем, что ликвидатор на время ликвидации организации получает весь пакет обязательств.
Можно ли не сотруднику организации
На сотрудника организации чаще всего оформляется акт, если данный момент не учтен в других документах, например, в должностной инструкции. Если гражданин не является работником организации или находится за штатом, то потребуется оформлять доверенность, согласованную с руководителем и имеющую печать предприятия.
Законодательно нет ограничений по передаче обязанностей другим лицам, то есть можно дать возможность подписывать бумаги любому человеку.
Кто может подписывать за ИП
Подписывать кассовые бланки может кассир, который имеет данную возможность по должностной инструкции. Вся остальная документация должна подписываться непосредственно индивидуальным предпринимателем. В противоположном случае он будет привлечен к ответственности, так как законодательно передача росписи у ИП не закреплено.
Для чего нужен приказ на право подписи
Акт используется в тех случаях, когда требуется расширить список лиц, обладающих доступом к бумагам первичного типа. Он составляется руководителем в случае необходимости наделения данными правами штатного сотрудника.
Как удостоверить право подписи первичных документов приказом или доверенностью
Удостоверение специальным распоряжением или доверенностью используется в различных случаях. Акт используют для штатных сотрудников. Второй вариант может быть использован для любого лица, но чаще всего доверенное лицо выбирается не из штата.
В данном случае руководитель сам определяет, каким способом наделить человека возможностями, но приказ не может использоваться для посторонних лиц.
Когда требуется проведение внешне корпоративных мероприятий, то требуется составление доверенности.
Кто составляет приказ
Распоряжение всегда составляется от имени фирмы. Но здесь есть нюанс в виде обязательного ознакомления руководителя с данным бланком и наличия его росписи после данной процедуры. Получается, что составляться акт может даже кадровым сотрудником, но утверждать его будет директор, так как именно он имеет необходимые полномочия.
Как и когда лучше оформить приказ на право подписи первичных документов
Оформление осуществляется за несколько дней до его вступления в силу. Это требуется для предварительного ознакомления сотрудников, которых наделили дополнительными обязанностями.
Любой процесс оформления должен быть осуществлен с учетом всех законодательных норм, так как в противоположном случае он будет признан недействительным, а все операции, проведенные назначенным сотрудником, аннулированы.
Основание для приказа
По общему правилу любой акт должен иметь под собой основание. В указанном случае основанием являются статьи 7 и 9 ФЗ № 402-ФЗ. Требуется наличие ссылки на данный законодательный акт.
Причина передачи также может быть прописана. Например, это может быть отпуск одного из ответственных лиц или увеличение документооборота.
Требования к оформлению образца доверенности на право подписи первичных документов
У доверенности есть ряд обязательных пунктов, которые должны быть заполнены. Основная структура доверенности является стандартной, то есть должны быть указаны все лица и их данные. Дополнительно потребуется наличие нотариального заверения.
Еще одним важным моментом будет являться полная информация по организации, то есть вписываются реквизиты.
Что писать в приказе
Кроме заполнения всех необходимых данных и удостоверения бланка потребуется прописать законодательную базу в виде ФЗ № 402, а также желательную фразу «для соблюдения норм законодательства».
В распоряжении прописываются все обязанности и типы бумаг, для которых открываются возможности у сотрудника.
Образец приказа о праве подписи первичных документов
Образец приказа на право подписи финансовых документов
Образец приказа о праве подписи счетов фактур
Образец приказ на право подписи главного бухгалтера
Как оформить приказ
В первую очередь оформляется стандартный бланк. Далее потребуется прописать ряд пунктов:
- данные компании;
- данные лиц, которые оформляют бумагу;
- информация о сотрудниках, которые получили новые обязательства;
- обоснование причины и наличие основания;
- список документации, которая стала доступна указанным сотрудникам;
- печать и датировка.
Заполнение является стандартным, но потребуется точно указать список сотрудников и предоставленную им возможность.
Как отозвать право подписи
Отзыв осуществляется двумя способами. При первом случае истекает срок доверенности, что означает автоматическую отмену. При втором варианте потребуется издать распоряжение, которое отменяет действие предыдущего. Распоряжение должно содержать все данные предыдущего и дату отмены. Ответственное лицо должно быть уведомлено и ознакомлено с бумагой.
Если доверенность еще не истекла, то потребуется ее также отменять. Оформленные на бланке фирмы должны быть аннулированы руководителем с помощью распорядительного акта. Если доверенность была заверена у нотариуса, то и отмена действия должна происходить у него.
При необходимости в организации могут предаваться определенные обязанности. Возможность подписывать документацию имеет руководитель и ряд лиц, которые имеют соответствующий допуск. Дополнительно данное право предоставляется с помощью специального распоряжения или доверенности, если необходимо привлечь постороннего человека или требуются операции вне фирмы.