Правила заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка — это документ, из которого можно получить сведения обо всей официальной трудовой деятельности конкретного человека. Эта информация используется для расчета страхового стажа.

Занесение сведений в этот документ проводится с соблюдением требований законодательства. Любое отклонение от правил может стать причиной признания внесенных сведений недействительными.

Чтобы не допустить такого нарушения, все исправления в документ должны вноситься в строго определенном порядке. Если внесение исправлений невозможно, сотруднику выдается дубликат со всеми записями.

Правовая база

Открытие книжки

Для обеспечения учета, важно наличие у каждого официально работающего человека своей книжки. Работодатель выдает новый документ в нескольких ситуациях:

1. Если это место работы у человека является первым.
2. Если ранее выданный сотруднику документ утрачен.

Ответственный за ведение и сохранность документа

Выдачей документов в фирме должен заниматься руководитель. Но он может своим решением назначить сотрудника, который будет нести ответственность сохранность и правильность внесения данных в книжку.

С момента передачи документа в организацию для трудоустройства именно руководитель и назначенный им сотрудник ответственны за то, чтобы книжка находилась в сохранности. За невыполнение этой нормы, к виновным лицам применяются следующие виды ответственности:

1. Специалист по кадрам привлекается к ответственности в виде штрафа в размере от 1 000 до 5 000 рублей.
2. Руководитель оплачивает штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей или приостанавливает работу на срок в 3 месяца.

Вопреки существующему мнению, наличие расписки в получении документа на несколько дней — это не основание для освобождения работодателя от наказания. Во избежание проблем, можно действовать двумя способами:

1. 1. Представитель организации сдает книжку в госучреждение самостоятельно.
   2. Работнику выдается заверенная копия этого документа.

Кто вносит записи кроме кадровика

В отсутствии отдельного специалиста, все данные в книжки вносятся непосредственным работодателем.

Допускается внесение сведений в документ и другим человеком, при наличии квалификации и официально оформленного приказа.

Правила заполнения

• Какую ручку можно использовать.

Заполнение документа допускается только ручками с чернилами следующих цветов: черного, синего или фиолетового. Использование ручек других цветов не допускается.

Требования предъявляются и к типу ручек, они могут быть гелевыми, шариковыми или перьевыми.

• Проставление нумерации.

Все порядковые номера проставляются в хронологическом порядке.

• Печатные буквы.

Нельзя вносить в трудовую записи печатными буквами. Единственное исключение — подпись сотрудника. По желанию человек имеет право написать свою фамилию печатно, чтобы пресечь появление проблем в будущем.

Весь текст, вносимый в документ, должен быть четким и разборчивым. Сведения вписываются в отведенные для них графы, и заверяются ответственным человеком.

Образец

Заполнение трудовой книжки: образец

Содержание книжки

Что прописывается на титульнике

Титульная часть — перечень основной информации о человеке, владеющем этим документом. Уполномоченный сотрудник заполняет эту часть книжки основываясь на сведениях, указанных в предоставленных человеком документах, а не с его слов.

Заполнение трудовой книжки: титульный

Работа

Трудоустройство

Трудоустройство человека означает, что информация об этом обстоятельстве обязательно фиксируется в его личной трудовой. При отсутствии в документе такой отметки, работодатель и кадровик могут быть привлечены к ответственности.

Работа

Вся работа человека в организации отражается в его книжке. В документе фиксируется:

1. Данные о повышении сотрудником квалификации.
2. Изменение статуса сотрудника.
3. Сведения о назначенных наградах.

Заполнение трудовой книжки: сведения о работе

Перевод

Перевод признается совершенным с соблюдением законодательства исключительно при получении согласия от сотрудника.

Перевод может быть оформлен двумя способами:

1. Внутренний, когда человек переводится на новое место работы в пределах одной организации, и его работодатель не меняется.
2. Внешний, при условии прекращения текущего договора, и оформлении нового контракта с другим юридическим лицом.

Перевод может носить постоянный и временный характер.

Совместительство

Если человек трудится сразу в двух организациях, в трудовую обязательно вносить данные только об одном месте работы. Но по желанию сотрудника в документе могут быть отражены и все его текущие позиции в организации.

Оптимальным вариантом для сотрудника будет являться именно второй, так как таким образом он сможет добавить себе трудового стажа и опыта работы по своей специальности.

Некоторые работодатели категорически против того, чтобы их сотрудники подрабатывали в иных организациях, и даже прописывают этот пункт в своем договоре. При наличии такого обстоятельства, отразить факт подработки в трудовой книжке не получится, так как это будет нарушением условий трудоустройства по основному месту работы.

Чтобы отразить свою подработку в трудовой, человек должен обратиться к работодателю, у которого хранится этот документ, со справкой и заявлением.

Запись о работе по совместительству

Для нового сотрудника

Факт трудоустройства человека в организацию подтверждается при помощи соответствующего приказа.

Дополнительные сведения

По желанию владельца, в его трудовую могут быть внесены дополнительные сведения:

1. Совместительство.
2. Получение разряда или повышение квалификации.
3. Переименование организации с обязательным указанием документа, являющегося основанием для такого мероприятия.
4. Переименование должности.

Награды

В трудовой есть специальный отдельный раздел о награждениях, где прописывается информация обо всех врученных работнику дипломах, званиях и прочих поощрениях за работу, предусмотренных в организации.

Устная благодарность работодателя и регулярно выплачиваемые денежные премии в эту часть документа не вписываются. Именно этим и обусловлено отсутствие записей у большей части сотрудников.

Сведения о награждениях

Увольнение

Если работодатель принимает решение о необходимости уволить сотрудника или человек сам решает устроиться в другую организацию, факт расторжения трудовых отношений должен быть прописан в книжке работника.

Основанием является приказ. В приказе же подробно описывается причина увольнения: заявление работника или документ, который свидетельствует о нарушении сотрудником норм трудовой дисциплины.

Перед увольнением работника важно проконтролировать, чтобы все записи были подтверждены печатью и подписью уполномоченного сотрудника.

Сокращение штата

Если сотрудник увольняется в связи с сокращением штата, это прописывается в трудовой. Основанием для внесения записи будет считаться приказ.

Восстановление в занимаемой ранее должности

Если работнику удается оспорить в суде свое увольнение, то после получения на руки решения, он должен передать его работодателю для своего немедленного восстановления.

При нежелании руководителя организации восстановить такого сотрудника в должности к нему применяются меры административной ответственности.

Восстановление на работе по решению суда запись в трудовой книжке

Смерть

Если человек умер, его работодатель все равно должен оформить расторжение трудовых отношений с ним через увольнение и внести этот факт в его трудовую.

Основанием для увольнения являются:

1. Паспорт умершего человека.
2. Свидетельство о его смерти.
3. Устав организации.
4. Документы, предоставленные специалистами отдела кадров.
5. Бухгалтерские документы.

Взыскания

Записи о привлечении человека к дисциплинарному взысканию в трудовую не вносятся. Но при грубых или неоднократных нарушениях, этот факт может быть законным основанием для увольнения человека по статье.

Внесение изменений

Изменение ФИО

Если у человека изменилась фамилия, ранее занесенная в трудовую, информация должна быть изменена. С этой целью первая фамилия аккуратно перечеркивается одной линией, а над ней прописывается вторая.

Достоверность внесенной информации подтверждается при помощи сноски на основание. К примеру, если необходимо внести информацию об изменении фамилии сотрудницы, основанием может являться предоставленное ею свидетельство о регистрации брака.

Переименование места работы

Смена наименования организации вносится в документ таким образом:

1. Первые две графы не заполняются.
2. Третья графа — наименование.
3. Четвертая графа — основание для таких изменений.

Исправление записи

Просто вычеркнуть запись из документа нельзя. После неверной записи прописывается новая, начинающаяся со следующего по порядку номера. Указывается, какая именно запись является недействительной.

Далее, следует прописать исправленную запись.

Исправление записи в трудовой книжке

Восстановление пропущенной записи

При пропуске записи в книжке, человек имеет право обратиться к своему работодателю с заявлением и подтверждающим документом, для довнесения недостающих сведений.

При внесении записей в документ проставляется фактическая дата события. Далее запись вносится по обычным правилам.

Внесение данных задним числом

Заполнение книжки задним числом может негативно отразиться на работнике: повлиять на его стаж и размер пенсионного обеспечения.

Оформление вкладыша

Если документ полностью заполнен и вносить новые сведения некуда, кадровик должен открыть вкладыш. Никаких конкретных указаний по хранению этого документа не существует, поэтому чаще всего кадровики просто вшивают его в конец трудовой.

Титульный лист не игнорируется — информация в нем дублируется с трудовой книжки. Нумерация не начинается с нуля, а продолжается с последней цифры, проставленной в основном документе.

Вкладыш в трудовой книжке заполнение

Дата

Дата, когда сотрудник отдела кадров завел человеку новый вкладыш, проставляется в специальном штампе в верхней части основного документа. При отсутствии штампа допускается указание этой информации вручную.

Выдача дубликата

Если документ был утрачен или пришел в негодность, кадровик должен оформить вместо нее дубликат. Этот документ выдается в заявительном порядке.

В целом срок оформления нового документа составляет 15 дней, но он может быть увеличен, если требуется получить ответы на запросы от других фирм. В дубликате проставляется соответствующая отметка о том, что документ является повторно выданным.

Нюансы заполнения документа

• Должен ли ИП заполнять трудовую

Если предприниматель официально зарегистрирован в налоговой, он обязан заполнять трудовую.

• Трудовая госслужащего

Заполнение книжки госслужащего осуществляется по обычным правилам, но вместо организации требуется полностью прописать наименование подразделения госоргана, где будет работать человек.

• Допускается ли самостоятельное внесение записей

У обычного физического лица нет права вносить самостоятельно заполнять трудовую. Это должен делать уполномоченный работник организации.

• Нужно ли использовать голограмму

Под голограммой признается допсредство для защиты документа от подделки. Использование такой меры не является обязательным.

Никакого строго определенного места для нанесения голограммы не установлено.

• Отсутствие печати

Обязательным условием признания записей действительными является наличие в ней печатей организаций. Это является подтверждением достоверности внесенной информации.

• Что делать с закончившейся трудовой

Некоторые сотрудники так часто меняют место работы, что в трудовой не остается места для новой информации. Решить эту проблему можно благодаря покупке вкладыша.

Вкладыш покупается руководителем фирмы, но за счет средств работника. Заполнением занимается уполномоченный сотрудник по кадрам.

На первом листе книжки требуется прописать серию и номер вкладыша. Только после такой процедуры регистрации, этот документ начинает считаться неотъемлемой частью книжки.

Вся информация в дополнительный документ вносится также, как и в книжку.

Заключение

Внесение информации в трудовую сопряжено с множеством нюансов, поэтому заниматься этим имеет право только компетентный человек, назначенный руководителем.

Если при заполнении этого документа допускаются ошибки или недочеты, у владельца могут возникнуть проблемы при оформлении получения пенсии и расчете продолжительности своего трудового стажа.