Недостача при инвентаризации

При проведении инвентаризации, иногда выявляется недостача товарно-материальных ценностей. Это довольно неприятное явление, затрагивающее работников и руководство компании. Вне зависимости от причин и формы недостачи, данный факт необходимо зафиксировать, и взыскать понесённые убытки с виновных. Попробуем разобраться, как это происходит.

На каких основаниях проводится инвентаризация

Начнём с того, что у многих людей, понятия недостачи и инвентаризации неразрывно ассоциируется с торговлей. Это в корне неверное суждение. Инвентаризация необходима на любых предприятиях, независимо от направления деятельности, в том числе, бюджетным организациям. По сути, инвентаризация проводится для выявления избытков или недостачи товарно-материальных ценностей, числящихся на балансе организации. Сюда можно отнести товары, денежные средства, мебель и даже подотчётную документацию.

По способу проведения, инвентаризация может быть плановой и внеплановой. В первом случае, проведение данной процедуры регулируется нормативными документами предприятия. Периодичность проверки устанавливается руководителем, в зависимости от оборота и специфики деятельности.

Основаниями для внеплановой инвентаризации могут послужить чрезвычайные происшествия. Например:

  • Подозрение на хищение товаров;
  • Пожар на складе;
  • Продажа предприятия.

Кроме того, проверка наличия товарно-материальных ценностей может производиться при смене лица, ответственного за хранение.

Что называют недостачей

24114899

Под этим определением скрывается нехватка чего-либо, ранее поставленного на баланс предприятия, и учтенного в бухгалтерской документации. Это касается денежных средств, товаров и материалов, находящихся на ответственном хранении. Величину недостачи обычно вычитают из зарплаты ответственного лица или виновника.

Здесь нужно уточнить, что недостачей считается и недополученная предприятием прибыль. Например, если товар невозможно продать по причине его поломки. Сюда можно отнести и истечение срока годности, когда продукцию приходится реализовывать по сниженным ценам. В этом случае, недостачей будет считаться разница между реальной и предполагаемой стоимостью.

Как выявляется факт недостачи

Чтобы выявить этот факт, на предприятии создаётся комиссия, которая проводит проверку всех числящихся на балансе ценностей. В ходе проведения проверки, создаётся инвентаризационная ведомость, куда вносится наименование товаров, находящихся на ответственном хранении, и указывается их фактическое количество. После этого, проводится сверка с отчётной документацией, и составляется сличительная ведомость.

Что может послужить причиной недостачи

Здесь можно выделить такие факторы:

  • Пересортица. Например, в магазине продаются краснодарские и голландские яблоки. Они похожи внешне, но отличаются стоимостью. Если вместо голландских фруктов будет по ошибке продана краснодарская продукция, возникнет недостача.
  • Производственные издержки. Сюда можно отнести факт, что часть товаров может рассыпаться в процессе реализации, что также приведёт к недостаче.
  • Непреодолимые обстоятельства. Например, в результате наводнения, складские помещения были затоплены, и часть продукции пришла в негодность.
  • Хищение. Это вина сотрудников, которые используя служебное положение, присваивают себе денежные средства или товары компании.
Читать так же:  Личная карточка работника форма Т-2

Как расследуется факт недостачи

Товарно-материальные ценности предприятия не бывают бесхозными, и за них несёт ответственность конкретный человек из числа сотрудников. При выявлении недостачи, у такого работника берётся объяснительная, где подробно излагаются причины произошедшего. Составляется такая записка в свободной форме, но всегда заверяется подписью лица, виновного или подозреваемого в недостаче. Объяснить причины недостачи, сотрудник обязан в 2-дневный срок с момента предъявления ему такого требования.

Степень вины работника определяет руководитель предприятия. Он же вправе применять к виновным правовые санкции. Например, взыскать сумму убытков или уволить недобропорядочного сотрудника. Если речь идёт об увольнении, виновного нужно ознакомить с соответствующим приказом в течение трёх дней.

Оформление выявленной недостачи

При оформлении недостачи всегда учитываются её причины. В частности, убытки могут причинены в результате вины третьих лиц или непредвиденных обстоятельств. Учитывается и факт издержек производства. К каждой ситуации применяются отдельные виды бухгалтерских проводок.

Естественный убыток

Допустим, что магазин занимается продажей муки. В ходе фасовки, часть товара рассыпается, что списывается на издержки производства. Предположим, что за отчётный период , недостача составила 2 000 рублей без учёта торговой наценки в 500 руб.

Бухгалтерская проводка будет следующей:

  • Дебет 94/Кредит 41 — 1 500 величина недостачи;
  • Дебет 94/Кредит 42 — 5 00 размер торговой наценки за отсутствующую продукцию;
  • Дебет 44/Кредит 94 — 1 500 стоимость недостачи в рамках издержек производства.

Непредвиденные обстоятельства

Предположим, что в строительной фирме сгорела бетономешалка, стоимостью 15 000 рублей. Начисленная амортизация составила 2 500 руб, виновные пожара не установлены.

В отчётной документации это отображается следующим образом:

  • Дебет 94/Кредит 01 — 15 000 первоначальная стоимость оборудования;
  • Дебет 02/Кредит 01 — 2 500 начисленная амортизация;
  • Дебет 91-2/Кредит 94 — 15 000 величина недостачи.

Совершено хищение

Например, пользуясь служебным положением, кассир магазина присвоила 12 500 рублей. Вина установлена, недостача будет вычитаться из заработной платы кассира равными долями по 1 250 рублей ежемесячно.

В бухгалтерской проводке это отобразится так:

  • Дебет 70/Кредит 73 — 1 250 удержание из зарплаты.

Можно ли списать недостачу

Закон предусматривает такую возможность. Например, покупатель в магазине случайно уронил с витрины две бутылки дорогого алкоголя. Это влечёт за собой недостачу, однако взыскать убытки с покупателя не получится. Здесь виновным может считаться работник магазина, который занимался выкладкой товара.

Однако по каждому виду продукции есть определённые нормы, которые называются издержками обращения. Если сумма недостачи не превышает установленных норм, она может списываться без всяких правовых последствие. Если в случае с разбитым алкоголем, издержки обращения предусматривают утрату 3-х бутылок, недостача может быть списана. Однако данный факт остаётся на усмотрение руководителя.

Удержание недостачи с виновных

Обычно материальная ответственность оговаривается при трудоустройстве. Например, кладовщик будет полностью отвечать за продукцию, находящуюся на его складе. Продавец отдела — за товары, находящиеся в его ведении. В случае выявления недостачи, убытки взыскиваются из заработной платы ответственного лица. Здесь нужно уточнить, что за недостачу в особо крупных размерах возможно привлечение к уголовной ответственности. Однако данное наказание не освобождает виновника от возмещения причинённых убытков.

Читать так же:  Адрес массовой регистрации юридических лиц

Отметим, что материальная ответственность может быть персональной или коллективной. Второй вариант часто применяется в магазинах и супермаркетах. Например, при выявлении недостачи в колбасном отделе, размер недостачи будет покрываться всеми сотрудниками, которые здесь работают.

Сумма обычно распределяется равными долями независимо от того, в чью именно смену произошла недостача.

Как правильно удержать недостачу

Если убыток не укладывается в нормы издержек обращения, списать его не получится. В этом случае, применяется удержание из заработной платы виновного или ответственного лица. Чтобы всё происходило в рамках закона, соблюдаются следующие правила:

  • Подготавливается сличительная ведомость и составляется акт о факте недостачи;
  • Работнику выдаётся письменное уведомление, где указано, за что и в каком размере с него будет произведено удержание;
  • Устанавливается форма возмещения убытков: разовый вычет или равные суммы, но не более 20% от общей суммы, которую сотрудник получает на руки.

Здесь нужно уточнить, что взыскание ущерба возможно после увольнения виновного в недостаче сотрудника. Однако такая процедура выполняется только в судебном порядке, и работодателю придётся доказывать факт виновности работника.

Образцы документов

Приказ о проведении инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации

Акт о проведённой инвентаризации

Акт инвентаризации образец

Акт о недостаче товара

Акт о недостаче товара

Особенности недостачи при инвентаризации

Рассмотрим особенности различных обстоятельств, послуживших причиной недостачи.

Издержки производства

Здесь учитываются следующие факторы:

  • Способы транспортировки и хранения;
  • Технология производства;
  • Климатические и сезонные условия.

Например, если компания занимается производством бетона, то естественные убытки сыпучих материалов объяснимы и закреплены локальными актами. Пересматриваются такие нормы каждые 5 лет.

Пересортица

Здесь может использоваться взаимозачет, и недостача списывается как естественная убыль, но только по определённым видам продукции. При этом применяется понятие пересортицы далеко не всегда. Для этого нужно, чтобы продукция имела схожие характеристики, количество и наименование, при этом нести материальную ответственность за оба вида товаров должен один человек.

Технические потери

Этот аспект неразрывно связан с технологией производства, и не регулируется на законодательном уровне. Поэтому допустимые нормы определяются каждым предприятием в индивидуальном порядке. Нужно уточнить, что утверждённые лимиты должны строиться на основании расчётов, отражающих особенности транспортировки сырья и производственных циклов.

Хищение

На основании ст.22 Трудового кодекса, руководители организаций вправе привлекать своих сотрудников к материальной ответственности. Здесь факт недостачи выявляется проведённой инвентаризацией, устанавливаются причины и виновные лица. Все эти нюансы фиксируются документально, и производится удержание из зарплаты виновных.

Если виновных нет

В таких случаях, недостача сопрягается с финансовым результатом и отражается в отчётной документации.

Правила бухгалтерского учёта недостачи

Отображаются недостачи на счёте 94. Списание происходит по себестоимости, при этом учитываются накладные расходы, связанные с недостающей продукцией. Например, транспортировка к местам складского хранения.

Особенности налогового учёта

Посмотрим на выявленную недостачу сквозь призму Налогового кодекса.

Налог на прибыль

На основании 265 статьи Налогового кодекса, выявленная недостача приравнивается к внереализационным расходам. При необходимости восполнения материально-производственных запасов, это учитывается в качестве расходов в том периоде, когда была выявлена недостача.

Читать так же:  ​​Отказ в приеме декларации НДС

НДС

В принципе, налог на добавленную стоимость подлежит восстановлению, однако, в списке оснований, установленных ст. 170 Налогового кодекса, недостача не значится. Поэтому данный аспект остаётся спорным, что часто приводит к судебным разбирательствам.

Москва и МО:
+7 (499) 938-46-80
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 425-65-94
Россия (горячая линия):
8 (800) 350-68-82
Получить консультацию