Личная карточка работника форма Т-2

Для полноценного учета сотрудников используется картотека сотрудников. По законодательству на каждого наемного сотрудника ведется специальная карточка, заполняемая по форме Т-2. Ее унифицировали и утвердили в 2004 году с помощью Постановления № 1 Госкомстата РФ.

Заполнение должно осуществляться с соблюдением всех норм и правил, так как в противоположном случае на организацию будет наложена ответственность.

Содержание статьи

Для чего применяют личную карточку

Бланк Т-2 используется для систематизации данных по работникам на предприятии. Двумя основными целями являются:

  • учет всех лиц с военной обязанностью;
  • ознакомление с рядом записей, вносимых в трудовую.

Основной задачей картотеки является систематизация данных лиц по структурным подразделениям. Это позволяет быстро находить определенные категории работников.

Получается, что документ используется для хранения информации о сотруднике и его особенностях. Заполнение дела и различной документации может осуществляться на основе данных, вписанных в бланк.

Важно! На основе картотеки заполняют личные дела, поэтому вся информация должна быть полноценной и достоверной.

Можно ли обойтись без личной карточки

С 1 января 2013 года законодательно было утверждено, что унифицированные формы Госкомстата не являются обязательными.

Указанный факт не распространяется на форму Т-2 для наемных сотрудников, так как ведение картотеки обязательно. Исключением являются только индивидуальные предприниматели, которые могут как вести картотеку, так и не иметь ее. Здесь все зависит от их желания и типа управленческой работы, проводимой ими.

Согласно законодательству ведение личного дела в организации невозможно без специальной формы, так как на ее основе оно и будет заполняться. Заполненная форма является обязательной бумагой для кадрового делопроизводства.

Что содержит личная карточка Т-2

Бланк в виде Т-2 собирает в себя все сведения и информацию о работнике, который трудится у указанного работодателя. Форма Т-2 является стандартным вариантом для хранения информации.

Для каждого конкретного лица есть данные в виде:

  • сведений о нем, в частности, ФИО и любой информации личного характера;
  • наличия воинского учета;
  • сведений о трудовой деятельности, в том числе переводов на другие должности или увольнении.

Вариант формы не зависит от наполнения бланка данными. Бланк должен иметь полноценную информацию о конкретном лице, включая любые изменения в его жизни и трудовой деятельности. Например, человек прошел переподготовку или повысил квалификацию. Эти данные должны быть внесены в документацию.

То же самое происходит при изменениях личной информации. Примером может служить смена места проживания или изменение семейного статуса.

Необходимые документы и кодировка

Для заполнения документации потребуется ряд сведений о сотруднике. Это позволит оформить бланк правильно. Список документов:

  • паспорт РФ или иного государства;
  • трудовая книжка;
  • военный билет;
  • документы о том, что было закончено учебное учреждение, то есть аттестаты и дипломы;
  • страховое свидетельство государственного типа (СНИЛС);
  • свидетельство о нахождении на учете в налоговой (ИНН);
  • приказ, свидетельствующий о приеме на работу.

Остальные данные вносятся на основании предоставленных сотрудником данных. В некоторых случаях могут быть запрошены дополнительные документы.

Важно! Любые справки о наличии профессиональной подготовки или переподготовки также должны быть предоставлены.

Кодирование является необходимым элементом заполнения. Здесь есть ряд нюансов:

  • при внесении в кодировочные поля неверных данных форму будут считать недействительной. По этой причине требуется аккуратное точное внесение кодов или их непосредственная простановка перед сдачей карточки в архив;
  • если записи нет или имеется отрицательный ответ, то графа остается пустой;
  • даты расшифровываются. Пример: 15 августа 2015 года;
  • кодировка дат осуществляется с помощью арабских цифр: число, месяц, год — 24.04. 2016.
Читать так же:  Недостача при инвентаризации

Заполнение ряда разделов требует использования специальной Инструкции, которая утверждена Постановлением № 26.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательно не установлен срок формирование документа, но лучшим вариантом будет его создание сразу при принятии гражданина на работу. Все данные вносимые в личное дело и трудовую книжку должны совпадать с информацией в документации, в том числе и по датам.

Обязанность ведения картотеки, то есть внесения новых данных и оформления новых бланков, возложена на кадровый отдел или на других ответственных лиц. В редких случаях картотеку ведет сам руководитель организации.

Картотека является документацией со строгой отчетностью, поэтому хранится отдельно от личных дел.

Сам бланк имеет 11 разделов и 4 страницы. При трудоустройстве заполняют первые две страницы, а остальные оформляются уже при непосредственной трудовой деятельности.

Личная карточка работника

Порядок заполнения личной карточки Т-2

Заполнение бланка и его порядок предусмотрены рядом Указаний, которые утверждены с помощью Постановления Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.

У формы есть несколько особенностей:

  • оформление производится только с помощью сведений, которые имеют документальное подтверждение;
  • кодировка проводится с использованием шифров кодов общероссийского классификатора;
  • имеются данные, которые не должны быть разглашены ответственным лицом;
  • имеет удостоверение подписями сотрудника. В первый раз это происходит при принятии на работу, а в дальнейшем при вносимых изменениях в трудовую, в том числе при увольнении.

Завершается документ реквизитами при увольнении. Вся информация должна храниться у работодателя, у которого карточка и оформлялась.

Заполнение разделов формы

При оформлении учитываются все правила. Список норм:

  • название предприятия должно быть указано полностью. Пример, открытое акционерное общество «Стройлес». Сокращать наименование можно только при таком варианте в учредительной документации. Также должно быть указано ОКПО;
  • табельный номер сотрудника закрепляется за ним на весь период трудовой деятельности. Он не должен содержать больше 6 цифр;
  • ИНН и СНИЛС должны быть указаны в соответствии с предоставленными документами;
  • «Алфавит» содержит первую букву фамилии человека;
  • должен быть указан тип трудоустройства, например, постоянно или временно;
  • вид работы в виде основной или совместительства должен быть записан полностью;
  • половая принадлежность указывается по стандарту буквами «М» или «Ж»;
  • данные, в частности ФИО, записывают разборчиво и без ошибок;
  • дата рождения прописывается с использованием данных удостоверения личности. В текстовой зоне пропись стандартна, а в коде используется числовой вариант.

Вписание места рождения также имеет ряд особенностей:

  • число символов записи не превышает 100 символов;
  • район или область записывается в родительном падеже;
  • аул, кишлак, село или станица прописываются полностью. Остальные населенные пункты сокращаются по стандартной схеме, например, деревня — дер., а город — гор.;
  • кодировка места жительства установлена Общероссийским классификатором для административно-территориальных объектов.

Графа с гражданством прописывается полностью с использованием Общероссийского классификатора информации о населении.

Заполнение графы «Гражданство»

Графа должна быть полноценно заполнена и иметь установленный код.

ГражданствоКод по ОКИН
Российской Федерации1
РФ и иностранного государства2 (дополнительно должно быть указано иностранное государство)
Иностранный гражданин3 (указание страны)
Лицо без гражданства4

 

Сведения о знании языков

Знание языков записывается без наличия сокращений. Степень владения должна быть указана в следующем варианте:

Степень знания языкаКод по ОКИН
владею свободно3
читаю и могу объясняться2
читаю и перевожу со словарем1

Кодировка имеет двух кодовую систему. Первый код соответствует языку, а второй степени владения. Пример: При свободном владении английским потребуется пропись в виде «014 3».

Кодировка образования

Образование также должно быть закодировано.

Вид образованияКод по ОКСО
Начальное (общее)02
Основное общее03
Среднее (полное)общее07
Начальное профессиональное10
Среднее профессиональное11
Неполное высшее15
Высшее18
Послевузовское19

Сведения о неоконченном образовании

Неоконченное образование имеет ряд особенностей, которые потребуется учесть при оформлении. Любые записи должны быть основаны на полученных дипломах, аттестатах и иных документах.

При наличии нескольких образований записываются все учебные учреждения.

В первой графе вписывается основная специальность, по которой сотрудник трудоустроен в организацию, а в дополнительной второе образование.

Читать так же:  Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу

По диплому классификация устанавливает для высшего учебного заведения разделение на магистра и бакалавра (указывается направление) и специалиста (указывается специальность. Для среднего учебного заведения указывается профессия, например, слесарь.

На заметку! Учебные заведения могут быть сокращены в наименовании, если это не влияет на смысл.

Расшифровка образования:

Работник, имеющий неоконченное образованиеВид образования по классификации.
Проходящий обучение в Вузе, но не закончивший егоОбщее или среднее с зависимостью от наличия образования на данный момент
Третий курс или отсутствие окончания обученияЧисло оконченных курсов
Окончание трех курсов ВузаНеполное высшее
Обучение в среднеспециальном образовательном учреждении без его окончанияУказывается образование которое уже было получено, то есть полное или неполное
Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназиюСреднее (полное) общее образование
Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведениеНачальное профессиональное образование

Сведения о состоянии в браке

Состав семьи должен быть указан с определением степени родства. Также прописываются все лица, с которыми сотрудник проживает или находится на обеспечении.

Состояние в бракеКод по ОКИН
Никогда не состоял (не состояла) в браке1
Состоит в зарегистрированном браке2
Состоит в незарегистрированном браке3
Вдовец (вдова)4
Разведен (разведена)5
Разошелся (разошлась)6

Заполнение раздела о воинском учете

Раздел оформляется на основе военного билета (временного удостоверения) или призывного удостоверения.

После оформления раздела требуется подпись сотрудника, который согласен с внесенными записями. Дополнительно потребуется роспись кадровика с расшифровкой.

ЗапасПризыв
Пункт 1. Категория запасаИнформация с билета, за исключением офицеровНе заполняют
Пункт 2. Воинское званиеСогласно записи в военном билете«Подлежит призыву»
Пункт 3. «Состав (профиль)». Заполняется без сокращенийСогласно военному билету, в частности «командный», «медицинский», «солдаты»Не заполняют
Пункт 4. «Полное кодовое обозначение ВУС» Записывается полное обозначение — шесть цифр или шесть цифр и буквенный знакЗапись в военном билетеЗапись в удостоверении
Пункт 5. «Категория годности к военной службе»Категория, указанная в билете.По указанным данным удостоверения
Пункт 6. «Наименование военного комиссариата по месту жительства»Согласно последней записи при постановке на учет как военнослужащего запасаСогласно выданному удостоверению
Пункт 7. «Состоит на воинском учете» записывается с помощью карандаша«А» — мобилизационное предписание. «Б» — закреплен за предприятиемНе заполняют
Пункт 8. «Отметка о снятии с воинского учета» при предельном возрасте или негодностиСнят с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровьяСнят с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровья

Прием на работу и переводы на другую работу

Все графы при трудоустройстве или переводах должны заполняться полностью. Вся информация не имеет сокращений и ошибок.

Дополнительно потребуется указать данные приказа и ознакомить сотрудника с записями.

Аттестация

Раздел с аттестацией заполняется с указанием обязательных данных. В них включают датировку аттестации, решение комиссии при переводах или отправке на аттестацию, а также наличие ссылки на документацию, которая сопровождает аттестацию.

В последнем случае также указываются все реквизиты такого акта, который является протоколом результатов.

Повышение квалификации

При заполнении граф с повышением квалификации используются предоставленные справки. В обязательном порядке должны быть указаны дата обучения, тип повышения квалификации, а также учебное заведение с уточнением факультета и направления.

Дополнительно должен быть указан тип предоставленного документа, который может быть дипломом или свидетельством.

Графу «Основание» не трогают, если повышение квалификации происходило без решения организации.

Профессиональная переподготовка

Профессиональная переподготовка вносится аналогично повышению квалификации, то есть потребуется внести все данные по этому факту и указать специальность (направление, профессию), по которой производится переподготовка.

Поощрения и награды

Этот раздел заполняется всеми наградами и поощрениями любого характера. Например, сюда вносятся все данные по поощрению человека в организации, муниципальном органе или государстве.

Награды должны иметь дату и всю необходимые данные.

Учет отпусков

В графу с отпусками должны быть внесены любые варианты отдыха, в том числе по беременности или за свой счет. В обязательном порядке проставляются все даты начала и фактического выхода на работу.

Важным моментом является учет отпуска без сохранения стажа, то есть проставляются временные рамки отсутствия, а также даты ухода и возвращения на работу. Это необходимо для учета стажа.

Читать так же:  ​​Реестр недобросовестных поставщиков

Социальные льготы

В разделе должны быть прописаны все социальные льготы временного или постоянного характера с указанием основания предоставления. Например, при беременности потребуется указать появившиеся льготы временного типа.

Дополнительные сведения

В дополнительные сведения заносят данные, которые позволят получить полноценность учета. Сюда относится обучение различного типа, например, вечернее или заочное, а также наличие инвалидности с указанием решения МСЭ.

Основания прекращения трудового договора

Любое увольнение сопровождается соответствующей простановкой данных в 9 раздел. Здесь необходимо прописать все сведения по увольнению, включая основание с указанием статьи ТК РФ и расшифровкой. Дополнительно проставляется дата и номер приказа.

После закрытия карточки потребуется получить роспись увольняемого, что будет означать его согласие с внесенной записью.

Образец

 

Личная карточка работника 1 стр

 

Второй лист
Третий лист (заполнен только 3 раздел)
Четвертый лист (заполнены только 8 и 11 разделы)

 

11 раздел

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Для отсутствия ошибок требуется следовать определенным нормам.

Правила:

  • заполнение осуществляется от руки или на компьютере с дальнейшей распечаткой. Ручка используется только синяя или черная;
  • 2 раздел заполняется строго от руки;
  • нельзя совершать ошибки, делать помарки или прочерки;
  • почерк должен быть разборчивым;
  • сверка военного комиссариата с учетным документом осуществляется с помощью простого карандаша;
  • запись должна вестись на картоне или на плотной бумаге. Это позволит избежать изнашивания.

При совершении нескольких ошибок кадровик или другое ответственное лицо будет подвергнуто штрафу, по этой причине требуется проверять все вносимые данные.

Важно! Любая запись, которая была внесена во время трудовой деятельности сотрудника, вносится от руки. Дополнительно потребуется ознакомить сотрудника, который после данной процедуры обязан оставить свою роспись.

Одной из наиболее частых ошибок является замена испорченной формы, но такая процедура может быть проведена только при первичном оформлении. Если порча произошла при внесении последующих записей, то форма замене уже не подлежит.

Использование спецсимволов

Спецсимволы, в частности, знак равенства, двоеточие или косая черта (=, :, /) не могут быть использованы в документе. Зона кодирования также должна их исключать. Кроме этого, любая буква или цифра в ней будет считаться ошибкой.

Получается, что текст за территорию полей можно выводить, но только не в зону кодирования.

Прочерки

Одной из распространенных ошибок является простановка прочерков. В различной документации такой вариант допускается, но в Т-2 он запрещен. Если нет сведений, которые могут быть внесены, то графы остаются пустыми.

Простановка прочерков карандашом также запрещена.

Хранение карточек Т-2

Картотеку распечатывают на картоне с помощью типографского способа. Они имеют срок хранения в 75 лет после увольнения гражданина.

Хранение осуществляется при помощи специальных номенклатурных папок, которые отделяют от личных дел и другой документации, в том числе приказов.

Чаще всего процесс хранения осуществляется в специальном запираемом сейфе. Это требуется для обеспечения безопасности личных данных персонала. За это несет ответственность назначенное лицо, которое чаще всего является начальником кадрового отдела.

Особых правил не установлено, но на практике хранение осуществляют согласно структурным подразделениям. Единственной необходимостью считается разделение картотеки лиц, которые работают сейчас и уже уволенных.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Основной документооборот сейчас переводится в электронные формы. В случае с картотекой такой вариант невозможен. При ведении электронного варианта бумаг потребуется также иметь дубликаты в виде бумажных носителей.

При ведении электронной документации в виде бланков в них вносится часть информации, так как в ряде случаев в них вносятся собственноручные записи, которые не могут быть продублированы на компьютере.

Получается, что электронная картотека может быть введена, но только на основе бумажного аналога, который будет полноценно оформляться.

Карточки для работников оформляются при приеме на работу. На основе полученных данных они оформляются в виде специального бланка. Вся информация, которая будет внесена в дальнейшем в документ, должна быть продублирована в личное дело с обязательным ознакомлением человека. Ведет картотеку ответственное лицо. Именно оно должно внести все сведения и данные по работнику в бланк и использовать их по назначению, в том числе для заполнения документации.

Москва и МО:
+7 (499) 938-46-80
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 425-65-94
Россия (горячая линия):
8 (800) 350-68-82
Получить консультацию