Как выставить счет на оплату?

Счета на оплату не относятся к первичной бухгалтерии, и не отображаются в финансовой отчётности. При этом документ играет первостепенную роль в правовых отношениях между контрагентами. В частности, такие счета уведомляют о необходимости внесения стоимости товара и фиксируют цену покупки. Попробуем разобраться, как и при каких обстоятельствах оформляется этот документ.

Назначение и содержание документа

Счет на оплату — документ рекомендательный, а не обязательный. Его главная цель — зафиксировать обязанность возмещения средств за взятый товар, и величину требующегося платежа.

Установленного регламента написания не существует. При оформлении показывается информация о товаре и участниках договоренности. В частных случаях дополнительно отмечается временной отрезок, в течение которого обязательство нужно исполнить.

Независимо от ситуации, документ должен отображать следующую информацию:

  • Сведения о продавце: полное наименование, юридический адрес, КПП и ИНН;
  • Сведения о покупателе: аналогично предыдущему пункту;
  • Список товаров или оказанных услуг, с указанием их окончательной стоимости;
  • Итоговая сумма к оплате;
  • Реквизиты для зачисления денежных средств;
  • Дата составления документа.

Как оформляется счет на оплату

Он выставляется продавцом. Оплачивать — обязанность покупателя, или его представителя.

Оформляется как до, так и после покупки товара или услуги — все будет зависеть от договоренностей между участниками. Заполненный образец передается заказчику.

Кто выписывает счёта на оплату

Подготовкой занимается бухгалтер. Затем формуляр передается директору компании для визирования.

Делается в двух копиях: по одной на каждого участника. Отпечатывается на обычной бумаге, или на фирменном бланке предприятия (такой вариант лучше, поскольку избавляет от необходимости каждый раз писать данные фирмы). Исправления не допускаются.

Когда нужно выставлять

Если между участниками существует соглашение о сотрудничестве, то в тексте обычно прописываются условия поставок и оплаты.

Когда стороны работают совместно только периодически, а размеры и стоимость поставок отличаются, то каждая операция отображается отдельно. Контракт заключается позже, в его тексте прописываются только общие положения. Такое случается, если доставка требуется срочно.

В той ситуации, когда покупателю требуется только разовое приобретение товара, то договор между компаниями не заключается — в нем просто нет надобности. Счет за оказание услуги выставляется в обычном порядке.

Примечание: если между контрагентами не было заключено соглашение, то документ может выступать в качестве публичной оферты, при условии, что в нем будут указаны все требуемые условия договоренности (основание — статья 435 ГК РФ). Внесение оплаты — акцепт оферты (статья 438, пункт 3 Гражданского кодекса РФ). А сама бумага, с подтверждением отправки денежных средств, будет доказательством совершенной сделки между ее участниками (статья 434, пункт 3 ГК РФ). Это станет «плюсом» в случае возможного судебного разбирательства.

Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП?

Образец, полученный от «частника» имеет одну подпись. ООО выдаст бумагу, содержащую два «автографа» — главного бухгалтера и директора. Кроме того:

  • ИП указывают только Ф.И.О., фирмы — название, зафиксированное в уставе;
  • бланк ИП содержит только ИНН, организации — ИНН и КПП.
Читать так же:  Обжалование решения налогового органа

Прочих принципиальных различий нет.

Отличия при выставлении с НДС и без НДС

Плательщики НДС показывают размер налога отдельно.

Если поставщик освобожден от взноса из-за использования особого налогового режима (упрощенная система, единый налог, патент), то при написании документа сумма НДС не выносится. Однако соответствующая пометка все равно проставляется. И обязательно называется причина. К примеру, при УСН пишется:

Примечание: если покупателю, работающему по льготному налоговому режиму, выставляется счет с НДС, то оплачивать нужно всю сумму, но потом отмечать — «включая НДС».

Перечень форм для выставления счета на оплату

Известно несколько вариантов, из-за чего иногда возможна путаница.

В чем особенности каждого вида:

  • Счет-договор — идентичен «привычному», но добавочно содержит реквизиты контракта. Этот вид фиксирует условия доставки и оплаты (предоплата или постоплата, наличный или безналичный расчет), процедуру рекламаций, обмена, и прочие моменты. Обычно он заменяет стандартное соглашение (если сумма сделки небольшая).
  • Счет-фактура — свидетельствует о факте покупки товара (услуги), фиксирует наличие НДС. Используется ИП и фирмами, осуществляющими деятельность с применением общего режима налогообложения.

Образцы заполнения счетов

Пример 1 — заполнение с учетом налога.

Пример 1 — с НДС

Пример 2 — без учета.

Пример 2 — без учета

Инструкция по оформлению счёта на оплату

Четкого регламента по написанию не предусмотрено. Однако обычно применяется определенный порядок заполнения.

Вверху проставляются данные покупателя и продавца. Ниже фиксируются:

  • банковские данные;
  • номер бланка (нумерация ведется с 1 января текущего года);
  • дата выставления;
  • список товаров (работ, услуг), с фиксированием их количества, цены и конечной стоимости с учетом или без учета НДС;
  • по желанию — другие условия.

Внизу ставится подпись уполномоченного лица.

Реквизиты

При заполнении этот раздел обязателен. Что указывается:

  • наименование участников (например, ИП Минина Светлана Игоревна, ООО «Стройсервис»);
  • ИНН для ИП, для компаний — ИНН и КПП;
  • данные банков (например, Сбербанк России ОАО г. Анапа, БИК 1234567, счет № 454773777, р/с № 57585998696);
  • адреса участников (ИП указывают фактический). Например: 353440, г. Анапа, ул. Астраханская, дом 12, тел.;
  • подписи (должность, Ф.И.О., расшифровка).
Важно: если вместо ИП подписывается представитель, то нужно указывать и реквизиты доверенности.

Регистрация выставленного счета

Разрешается не регистрировать, так как все расходы учитываются по накладным, а доходы — по фактическому зачислению денежных средств.

Регистрации подлежат только счета-фактуры — они вносятся в «книгу продаж» или «книгу покупок». Делать это обязаны только те фирмы, что работают по ОСН.

Фирмы, работающие УСН, не платят НДС, но и претендовать на его возмещение из бюджетных средств они не могут.

Необходимость заверения печатью

С 2016 года наличие печати не является обязательным атрибутом. Это правило распространяется на индивидуальных предпринимателей и организации. Чтобы заверить счёт, достаточно подписи ответственного лица.

Нужен ли оригинал счета плательщику?

Сейчас в основном используется электронная форма документации. Скан-копии бумаг отправляются контрагенту факсом или почтой.

Читать так же:  Табель учета рабочего времени на 2019 год

Если возникает необходимость передать подлинники, то пользуются курьерской службой или почтой. Оригинальный экземпляр счета-фактуры передается плательщику НДС (требуется для налогового вычета). Поэтому подготавливается два экземпляра, один из которых остается у продавца, второй — направляется покупателю.

Важно: плательщики НДС также могут использовать электронную версию счета-фактуры, но он должен иметь цифровую подпись. Другие варианты визирования документа недопустимы.

Как выставить счет на оплату по безналу?

В ФЗ № 161 «О национальной платежной системе» сказано, что все расчеты, проводимые по безналичной форме, могут осуществляться только с согласия клиента.

Регламент заполнения документа идентичен тому, что используется при других видах оплаты.

Как отражать НДС в счете на оплату?

Если бизнесмен — плательщик НДС, то сумма взноса обязательно отображается в платежных документах. Сделать это можно так:

  1. Налог включается в итоговую стоимость, но для наглядности выделяется отдельной строкой.
  2. Показывается стоимость услуги (товара) без учета налога, затем вычисляется его размер. Итоговая цена формируется как сумма этих двух величин.
Важно: рекомендуется всегда выносить размер налога отдельной строкой — это позволит избежать возможных ошибок при расчетах.

Когда нужно указывать в счете срок его оплаты?

Деньги должны поступить продавцу в срок, предусмотренный договоренностями. Он указывается в тексте контракта, либо же на самом платежном документе. Изменять период внесения средств не допускается.

Примечание: если средства вносились по безналичному расчету и при этом были обнаружены неточности в реквизитах, то поставщик должен быть уведомлен об ошибке как можно скорее. Делается это в письменной форме. Такая процедура позволит увеличить срок оплаты.

Выставляем счет на английском языке

Речь идет о счетах-фактурах, используемых при работе с зарубежными контрагентами. Инвойсы (invoice) должны содержать информацию:

  • исходящий и входящий номер документа;
  • данные контрагентов, их контакты;
  • дата выписки;
  • система налогообложения в компаниях-участниках сделки;
  • дату отправки товара, его получения;
  • сведения, позволяющие отслеживать сторонам договора состояние заказа;
  • общая сумма сделки;
  • платежные условия;
  • другая необходимая информация — например, условия возврата, описание штрафных санкций за нарушение договора и прочее.

Учитывать нужно все, даже мельчайшие, детали, так как законодательство, по которому работают зарубежные партнеры, отличается от российского.

Как выставить счет физическому лицу?

Иногда платежи могут выписываться на физическое лицо. В этом случае указывается Ф.И.О. этого человека, адрес и контакты.

Оплачиваются они в банке наличным переводом на реквизиты, указанные контрагентом.

Как выставить счет с НДС?

Налог оплачивают только те дельцы, которые осуществляют свою деятельность по ОСН. Те, что работают на УСН или патенте платят единый взнос.

Для того чтобы бизнесмены могли сделать выводы о компенсации или вычете суммы этого взноса, рекомендуется подготавливать счета-фактуры. Они заполняются по стандартному образцу.

Основные ошибки при выставлении счета

Самые частые ошибки, встречающиеся в этой бумаге:

  • несоблюдение сроков счета-фактуры — на основании статьи 168, пункт 3 Налогового кодекса РФ установлено, что оплата должна быть произведена не позднее 5 дней после получения товара (услуги);
  • «шапка» содержит неточности или устаревшие сведения;
  • отличаются даты на копиях документа;
  • нарушение сроков предоставления документа для оформления налогового вычета по НДС — рекомендуется заявлять вычет в том же отчетном периоде, когда был получен счет;
  • при написании использовались факсимильные подписи уполномоченных лиц — в этом случае в вычете может быть отказано;
  • нет расшифровки подписей.
Примечание: использование цифровой подписи уже исключает ошибку, связанную с отсутствием расшифровки, так как ЭПЦ уже содержит все нужные сведения.

Если в документе выявляется ошибка, то ее нужно исправить: неверные данные зачеркнуть, внести действительные сведения, указать дату внесения изменений, поставить печать предприятия и завизировать у руководителя.

Москва и МО:
+7 (499) 938-46-80
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 425-65-94
Россия (горячая линия):
8 (800) 350-68-82
Получить консультацию